7 Leadership-Hacks für Führungskräfte

Virtuelle Teamführung erfolgreich gestalten

„Wie können wir schnellstmöglich ‚remote‘ arbeiten?“ Eine Frage, die sich in diesen Zeiten vielen Teams stellt. Leichter gesagt als getan. Gerade für Führungskräfte ist dies eine besondere Herausforderung.

von  | Jun 30, 2020

Gute Führung bedeutet, als Vorbild zu agieren, nah an den Menschen und ihren Bedürfnissen zu sein und den Überblick zu bewahren. Das virtuelle Führen von Teams über einen längeren Zeitraum stellt daher besondere Anforderungen an Führungskräfte. Dies gilt sogar dann, wenn Sie verteilte Zusammenarbeit zuvor bereits im Büro gelebt und Tools wie z.B. Microsoft Teams etc. schon genutzt haben.

Vor allem erfordert virtuelles Zusammenarbeiten eine andere Zeiteinteilung und Arbeitsstruktur als Sie es im Büroalltag gewohnt sind- sowohl von Ihnen als Führungskraft als auch von den Team-Mitgliedern.

FOKUSARBEIT & PRÄSENZSTATUS

Als Führungskraft müssen Sie für Ihre Teammitglieder auch virtuell sichtbar und gut erreichbar sein. Sie müssen aber auch Zeit finden, um sich intensiv um Themen zu kümmern und ihre Arbeit zu erledigen, ohne dass Sie immer wieder durch Anrufe oder Chats unterbrochen werden.

Daher ist es wichtig, zwischen Zeiten der Zusammenarbeit und der konzentrierten Fokusarbeit zu unterscheiden. Eine klare Meeting-Struktur und Ansprechvereinbarung hilft Ihnen selbst und Ihren Mitarbeitern, diese Unterscheidung zu erkennen und einzuhalten. Ziel ist es, auch virtuell mit der Zeit der Beteiligten respektvoll umzugehen.

Vor allem zu Beginn erfordert es von allen Beteiligten Disziplin, diese Strukturen einzuhalten. Wenn Sie sich selbst oder Ihre Mitarbeiter einmal nicht an diese Vereinbarungen halten, machen Sie sich gegenseitig bewusst darauf aufmerksam und erinnern Sie an die Einhaltung der Regeln. Sie werden schnell gemeinsam die positiven Auswirkungen auf ihre Teamproduktivität erkennen und schätzen lernen.

Hack 1: Fokusarbeit und Zeit für Kollaboration

Strukturieren Sie Ihren Tag in Zeiten für Fokusarbeit und in Zeiten für Kollaboration (Calls, virtuelle Meetings, Chats). Nutzen Sie dafür Ihren Kalender, in dem Sie bewusst diese Zeiten für sich blocken.

Tragen Sie Termine für Fokusarbeit, am besten täglich mit gleichem Zeitraum (z. B. 14 – 17 Uhr) ein. Erläutern Sie diese Blocker in Ihren Teams und machen Sie deutlich, dass Sie zu dieser Zeit nicht verfügbar sind.

Hack 2: Ihr Präsenzstatus in Ihren digitalen Tools

Für die restliche Zeit des Tages-, sollten Sie Vereinbarungen mit Ihren Teams treffen, was der Präsenzstatus Ihrer digitalen Tools außerhalb von Calls etc. bedeutet. Wenn Ihr Teams-Status „verfügbar (grün)“ ist, sollten Sie ansprechbar sein. Wenn er auf „beschäftigt (rot)“ ist, sollten Unterbrechungen nur für wichtige, kurzfristige Themen stattfinden-, usw. Nutzen Sie im Team aktiv individuelle Statusmeldungen (z.B. in Teams oder Skype), damit jeder weiß, warum jemand gerade nicht verfügbar ist oder um welche Themen er sich gerade kümmert.

Virtuelle Teamführung

Strukturen sind insgesamt für die virtuelle Teamarbeit sehr hilfreich. Planen Sie dafür regelmäßige Calls zu bestimmten Zeiten. Reservieren Sie sich eine bestimmte Zeit pro Call, aber: Schöpfen Sie die Zeit nicht aus, wenn die Themen schneller besprochen sind.

Machen Sie sich keine Sorgen, dass dadurch Flexibilität oder Teamgefühl verloren gehen könnten. Es gibt auch virtuell zahlreiche Formate und Möglichkeiten, mit denen Sie innerhalb klarer Strukturen Freiraum für kreatives Arbeiten, spontanen Austausch und soziale Dialoge schaffen können.

Hier die wichtigsten Formate für den virtuellen Austausch mit Ihrem Team:

Hack 3: Stand-Ups

Nutzen Sie „Stand-Ups“ – entweder per Video-Call oder schriftlich in einem Teamskanal – um sich gegenseitig mit Ihren Teams auf Stand zu bringen: Was ist seit dem letzten Stand-Up passiert? Was wird bis zum nächsten Stand-Up passieren? Wo gibt es Probleme?

Egal ob Call oder schriftlich: Vereinbaren Sie einen festen Zeitpunkt, zu dem Sie die Stand-Ups am besten täglich durchführen. Achten Sie darauf: Ein Stand-Up sollte nicht länger als 10 – 15 Minuten dauern

Calls: Wählen Sie einen Moderator, der auf Zeit- und Themeneinhaltung achtet. Wichtig und besprochen wird nur, was bis zum nächsten Stand-Up wirklich wichtig ist. Idealerweise kommt jeder kurz zu Wort.

Schriftlich: Der Vorteil der schriftlichen Variante in einem Kanal: jeder kann kurz mit ein paar Stichworten seine Themen dokumentieren und alle Teammitglieder bekommen schnell einen Überblick und können später nochmals nachlesen.

Hack 4: 1on1-Meetings

Nehmen Sie sich Zeit für virtuelle 1on1-Meetings und vereinbaren Sie mit Ihren Team-Mitgliedern feste Zeiträume, in denen Sie diese Gespräche per Video-Call führen.

Hier sollte es in der Regel nicht darum gehen, neue Aufgaben oder Themen zu besprechen, sondern sich als Führungskraft darüber zu vergewissern: wie ist die Stimmung bei meinem Mitarbeiter/ meiner Mitarbeiterin? Wie läuft das aktuelle Projekt oder das aktuelle Thema? Braucht mein Mitarbeiter/ meine Mitarbeiterin etwas? Planen Sie für 1on1-Meetings bis zu 30 Minuten ein.

Hack 5: Team-Meetings

Vereinbaren Sie virtuelle Team-Meetings mit allen Team-Mitgliedern, bei denen Sie sich in einem Video-Call über die wichtigsten Neuigkeiten aus den Projekten, aber auch organisatorischen Themen austauschen können.

Diese Meetings dauern in der Regel am längsten. Sie sollten wöchentlich oder mindestens alle 2 Wochen stattfinden.

Hack 6: Team Chat

Richten Sie einen Team-Chat mit dem gesamten Team ein. So haben Sie die Möglichkeit, sich sehr einfach gegenseitig zu informieren und Diskussionen über Themen zu führen, an denen alle beteiligt sind.

Wichtig ist das Verständnis, dass es sich um eine asynchrone Kommunikation handelt, d.h. es gibt keine Verpflichtung ständig zu lesen oder sofort zu antworten.

Achtung: wichtige Themen sollten im Team-Meeting nochmal erläutert werden. Wenn Sie mit einem Teammitglied über ein bestimmtes Thema alleine sprechen wollen, nutzen Sie einen privaten Chat.

Hack 7: Soziale Themen

Lassen Sie Raum für „soziale“ Themen. Es ist überhaupt nicht schlimm, wenn in Chats auch private Themen oder Interessen angesprochen werden. Nichts anderes passiert im Büro schließlich auch, wenn man sich in der Kaffeeküche oder bei der Raucherpause unterhält.

Das Team sollte außerdem die Möglichkeit haben, Themen-Chats oder Communities (z.B. in Yammer) für solche Themen einzurichten und auch Video-Calls für das „gemeinsame“ Bier-nach-Vier oder zum Feiern von Erfolgen zu nutzen. Beteiligen Sie sich daran!

Wie Sie sehen, gibt es verschiedene Formate für die virtuelle Teamführung und Teamzusammenarbeit. Je nach Situation und Teamstruktur können Sie diese an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Treffen Sie klare Vereinbarungen, aber nichts ist in Stein gemeißelt: Sie können z.B. nach 1 – 2 Monaten die Regelmäßigkeiten, Dauer und Zeiten Ihrer Online-Meetings mit Ihrem Team überprüfen und im Bedarfsfall optimieren. Scheuen Sie sich nicht auch als Führungskraft darauf hinzuweisen, dass Sie selbst auch noch üben. Verbesserungsvorschläge sind von jedem erwünscht, und das Ausprobieren neuer Formate sollte bewusst Teil ihrer virtuellen Arbeitskultur werden.

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Virtuelle Team-Führung