Mit der EinfĂŒhrung digitaler Plattformen haben viele Unternehmen in den letzten Jahren einen riesigen Schritt in Richtung Hybrid Work getan. Doch wie gut werden die neuen Kollaborationstools eigentlich genutzt? Oft leider noch schleppend, berichten uns viele Unternehmen. Deswegen ist jetzt der Zeitpunkt, sich auf den entscheidenden Faktor der Transformation zu konzentrieren: die Menschen selbst und eine gute Begleitung durch Adoption und Change-Management.

Schönes neues Arbeiten – wenn die Voraussetzungen stimmen

Hybrid Work ist inzwischen in sehr vielen Unternehmen die neue Wirklichkeit. DafĂŒr wurden leistungsstarke Lösungen wie Microsoft Teams, SharePoint und Yammer eingefĂŒhrt. Verbunden waren diese Investitionen mit großen Erwartungen, sowohl fĂŒr den Einzelnen als auch das Unternehmen: ZeitgemĂ€ĂŸes Arbeiten mit mehr Freiheit und FlexibilitĂ€t, Dynamik, ProduktivitĂ€t und Effizienz.

Doch wie ist die Lage aktuell? Viele Unternehmen nutzen zwar inzwischen die neuen Plattformen von Intranets und Mitarbeiter Apps bis hin zu Microsoft Teams fĂŒr die Kollaboration. Allerdings fĂŒhlen sich viele Mitarbeitende von den starken VerĂ€nderungen der vergangenen Jahre nach wie vor ĂŒberrollt – und nutzen die neuen Tools nur zögerlich und sehr eingeschrĂ€nkt. Die Organisationen ihrerseits fragen sich zunehmend, wie sie das volle Potential Ihrer erworbenen Tools heben können.

Was braucht es also, damit Hybrid Work und gute digitale Zusammenarbeit wirklich funktionieren?

Mit der bloßen Bereitstellung von wertvollen Kollaborationstechnologien wie MS Teams ist es auf jeden Fall nicht getan. Die Zauberworte fĂŒr eine tiefere Verankerung digitaler Arbeitsweisen heißen Adoption und Change-Management. Denn nur wenn technische VerĂ€nderungen sich mit einem neuen Mindset bei allen Beteiligten verbinden, können die kostspieligen Tools tatsĂ€chlich das liefern, was sich alle von ihnen versprechen: eine rundum positive neue Arbeitserfahrung.

Adoption und Change-Management als enge Begleiter der Digitalisierung

Klar ist: Die Digitalisierung wird unser Arbeitsleben auch in Zukunft verĂ€ndern. Gleichzeitig bleiben technologische Möglichkeiten ohne die Menschen, die sie motiviert und kompetent umsetzen, genau das: bloße Möglichkeiten.

Damit das Potential neuer Tools ausgeschöpft werden kann, gehört zu jeder erfolgreichen digitalen VerĂ€nderung somit auch das Schaffen von Akzeptanz. Die kontinuierliche Anstrengung, alle Beteiligten zu motivieren und fĂŒr den Wandel zu befĂ€higen. Kurz: eine dauerhafte Adoption- und Change-Begleitung.

Wie Adoption funktioniert, konnten wir in unserer Beratungspraxis der letzten Jahre erleben. Auftakt fĂŒr die Verankerung digitaler Arbeitsweisen in Unternehmen sind Projekte und Initiativen, die den Menschen konsequent in den Mittelpunkt des digitalen Wandels stellen.

Dabei haben wir vor allem drei Erfolgsfaktoren identifiziert, mit denen es gelingt, auch bei stark technologiegetriebenen VerÀnderungen alle Beteiligten im Blick zu behalten:

1. ein ganzheitliches Change-Management,

2. die enge Verzahnung von Projektmanagement und Change-Management

und 3. die intensive Begleitung und BefĂ€higung von FĂŒhrungskrĂ€ften.

Erfolgsfaktor 1:  Ein ganzheitliches Adoption und Change-Management

Wir kennen es alle aus unserem Alltag: VerĂ€nderungen können spannend und erfreulich sein – aber auch stressig und ĂŒberfordernd. Das gilt mindestens ebenso am Arbeitsplatz. Hier sind geteilte Routinen und reibungslose AblĂ€ufe schließlich Voraussetzung fĂŒr ProduktivitĂ€t und EffektivitĂ€t. FĂŒr die EinfĂŒhrung und den Ausbau der digitalen Zusammenarbeit ist es daher wichtig, die Vorteile von VerĂ€nderungen, und ihre Auswirkungen auf den Einzelnen möglichst klar zu erkennen und zu kommunizieren. 

Um einen nicht auf das Technische verengten Rundumblick auf die jeweiligen VerÀnderungsprozesse zu erhalten, hat sich In unserer Beratungspraxis die Arbeit mit diesen vier Grundfragen bewÀhrt:

Warum? – Das Mindset prĂ€gen
Was ist der Nutzen der VerĂ€nderung fĂŒr das Unternehmen und fĂŒr die Mitarbeitenden? Welche Ziele können mit der neuen Technik erreicht werden?

Womit? – Das Toolset zur VerfĂŒgung stellen
Welche neuen Technologien werden fĂŒr die tĂ€gliche Arbeit bereitgestellt? Welche Tools, wie zum Beispiel andere Telefonielösungen, werden abgelöst, welche weiter genutzt?

Wie? – Das Skillset fördern
Welche FĂ€higkeiten und Kompetenzen sind bei den Mitarbeitenden bereits vorhanden? Welche können oder mĂŒssen gefördert und ausgebaut werden?

In welchem Rahmen? – Das Orgset gestalten
Mit welchen Regeln und Vereinbarungen wollen wir zukĂŒnftig (digital) zusammenarbeiten? Wie setzen wir die neuen Tools so ein, dass sie zu den Werten und der Kultur unserer Organisation passen? Was bedeutet zum Beispiel in unserem Team das grĂŒne Anwesenheitszeichen in Teams fĂŒr unsere Organisation? Darf man sich direkt anrufen oder sollte man erst eine Nachricht senden und sich zum GesprĂ€ch verabreden?

Erfolgreiche VerÀnderungsbegleitung beinhaltet somit immer vier Dimensionen. Sie umfasst Mindset, Toolset, Skillset und Orgset. (Schaubild)

Unsere Empfehlung fĂŒr Ihr Change-Management: schauen Sie immer wieder ganzheitlich auf Ihr digitales Projekt und prĂŒfen Sie Sie anhand dieser Dimensionen, ob alle Fragen geklĂ€rt, kommuniziert und umgesetzt sind. Nur dann können sie auch fĂŒr die Beteiligten beantwortbar und klar werden.

Wenn Sie anhand eines Praxisbeispiels tiefer in das Thema eintauchen möchten, empfehle ich den Artikel zur Etablierung neuer Arbeitsweisen mit Microsoft 365 mit Judith Weisbecker von der Lufthansa Group.

 

Erfolgsfaktor 2: Die Verzahnung von Change-Management und Projektmanagement

Setzen Sie Ihr Projektmanagement auf keinen Fall losgelöst von einem Change- Management auf. Oft steckt das Projektteam sehr tief in der Planung und Organisation der technischen EinfĂŒhrung. Dabei besteht die Gefahr aus dem Auge zu verlieren, dass nicht alle so detailliert in diesen Prozess involviert sind, wie das Fachgremium selbst.

Die wichtigste Gegenmaßnahme lĂ€sst sich schon bei der Zusammensetzung des Projektteams einleiten: Besetzen Sie das Projektteam interdisziplinĂ€r, also aus mehreren Abteilungen (zum Beispiel IT, Interner Kommunikation und HR) — und mit Mitarbeitenden, die gut in der Organisation vernetzt sind. Dann können alle Auswirkungen auch direkt vor Ort betrachtet und nachgesteuert werden.

Um alle Menschen im Unternehmen mitzunehmen ist es außerdem wichtig die bevorstehenden VerĂ€nderungen, die sich fĂŒr sie z.B. aus Projektmeilensteinen ergeben, immer wieder klar nach außen zu kommunizieren. Was erwartet mich wann? Warum ist das notwendig und wichtig?

Wie verzahntes Projektmanagement und Changemanagement in der Praxis aussehen kann, veranschaulicht diese Übersetzung eines detaillierten Projektplans in eine grafische Roadmap fĂŒr die Kommunikation nach außen.

So können sich alle Mitarbeitenden gut auf die zu erwartenden Änderungen einstellen und wissen, was wann auf sie zukommt. Im Unternehmen wird außerdem ein gemeinsamer Dialog ĂŒber das digitale Projekt und seine Meilensteine angeregt. Dadurch gelingt es besser, das „Warum“ der VerĂ€nderung zu verstehen und mit Freude dabei zu sein.

Zusammengefasst: Die Verzahnung von Change- und Projektmanagement hat idealerweise zwei Komponenten. Die interdisziplinÀre Zusammenarbeit und die Perspektive auf die Mitarbeitenden. Werden Change-Management und Projektmanagement bereits in der Projektstruktur und -planung miteinander verzahnt, entstehen viele wertvolle Synergieeffekte. 

Erfolgsfaktor 3: Die intensive BefĂ€higung und Begleitung von FĂŒhrungskrĂ€ften

FĂŒhrungskrĂ€fte sind Vorbild und Coach in einer Person. Sie prĂ€gen VerĂ€nderungsprozesse in doppelter Hinsicht (siehe Abb.) und sind deswegen die wichtigsten Gestalter:innen fĂŒr kontinuierliche VerĂ€nderungsprozesse. Sie tragen wie niemand sonst zum Arbeitserlebnis der Mitarbeitenden bei, können mitreißen, Menschen prĂ€gen und den Freudefaktor am Arbeitsplatz entscheidend beeinflussen. Es hat also höchste PrioritĂ€t, sie zu begleiten und sie auf ihre Rolle und ihre Aufgaben im VerĂ€nderungsprozess vorzubereiten.

NatĂŒrlich ist es wichtig, dass sich Ihre FĂŒhrungskrĂ€fte gut im neuen Intranet oder in Microsoft Teams zurechtfinden, damit sie als Vorbilder fĂŒr die neuen Arbeitsweisen voran gehen können. Allerdings gehen die Anforderungen weit darĂŒber hinaus, sich selbst im Umgang mit den neuen Tools (Skillset) zu trainieren.

Fördern und befĂ€higen Sie Ihre FĂŒhrungskrĂ€fte auch in folgenden Aspekten:

Warum findet der aktuelle VerÀnderungsprozess statt, was sind die Mehrwerte?

Welche Rolle spiele ich als FĂŒhrungskraft?

Wie kann ich mein Team bestmöglich fördern, begleiten und Regeln und Leitlinien fĂŒr den Umgang moderieren?

Oft vergessen wird leider das Thema Anerkennung und Motivation. Dabei sind regelmĂ€ĂŸige Erfolgserlebnisse entscheidend fĂŒr die VerĂ€nderungsmotivation des Teams. Wenn zum Beispiel die Umstellung des Telefonie-Systems geschafft ist, sollten Sie dies unbedingt zum Anlass nehmen, um diesen Meilenstein gebĂŒhrend zu feiern! Das macht Lust, auch in Zukunft offen fĂŒr weitere VerĂ€nderungen zu sein. 

Fazit: Alles, was Sie ĂŒber Adoption und Change-Management wissen mĂŒssen

Ob bei der EinfĂŒhrung oder dem Ausbau digitaler Arbeitsweisen: FĂŒr die bestmögliche Akzeptanz und Umsetzung Ihrer digitalen Entwicklung gilt es,

den Menschen konsequent ins Zentrum zu stellen

ein sensibles und dauerhaftes Changemanagement eng mit dem Projektmanagement zu verzahnen und

alle FĂŒhrungskrĂ€fte kontinuierlich zu begleiten und zu unterstĂŒtzen.

Sie möchten mehr darĂŒber erfahren,wie Ihre FĂŒhrungskrĂ€fte zu Digital Leadern werden?

 Oder wie Sie die Strukturen fĂŒr erfolgreiche VerĂ€nderung und Transformation                    dauerhaft in Ihrer Organisation schaffen?