Adoption, Change-Management und der menschliche Faktor – Oder: Drei Dinge, die Sie tun können, um das volle Potential von Microsoft Teams & Co zu entfalten – ganz ohne neue Technik

Mit der Einführung digitaler Plattformen haben viele Unternehmen in den letzten Jahren einen riesigen Schritt in Richtung Hybrid Work getan. Doch wie gut werden die neuen Kollaborationstools eigentlich genutzt? Oft leider noch schleppend, berichten uns viele Unternehmen. Deswegen ist jetzt der Zeitpunkt, sich auf den entscheidenden Faktor der Transformation zu konzentrieren: die Menschen selbst und eine gute Begleitung durch Adoption und Change-Management.

Schönes neues Arbeiten – wenn die Voraussetzungen stimmen

Adoption und Change-Management als enge Begleiter der Digitalisierung

Erfolgsfaktor 1: Ein ganzheitliches Adoption und Change-Management

Erfolgsfaktor 2: Die Verzahnung von Change-Management und Projektmanagement

Erfolgsfaktor 3: Die intensive Befähigung und Begleitung von Führungskräften

Fazit: Alles, was Sie über Adoption wissen müssen

Schönes neues Arbeiten – wenn die Voraussetzungen stimmen

Hybrid Work ist inzwischen in sehr vielen Unternehmen die neue Wirklichkeit. Dafür wurden leistungsstarke Lösungen wie Microsoft Teams, SharePoint und Yammer eingeführt. Verbunden waren diese Investitionen mit großen Erwartungen, sowohl für den Einzelnen als auch das Unternehmen: Zeitgemäßes Arbeiten mit mehr Freiheit und Flexibilität, Dynamik, Produktivität und Effizienz.

Doch wie ist die Lage aktuell? Viele Unternehmen nutzen zwar inzwischen die neuen Plattformen von Intranets und Mitarbeiter Apps bis hin zu Microsoft Teams für die Kollaboration. Allerdings fühlen sich viele Mitarbeitende von den starken Veränderungen der vergangenen Jahre nach wie vor überrollt – und nutzen die neuen Tools nur zögerlich und sehr eingeschränkt. Die Organisationen ihrerseits fragen sich zunehmend, wie sie das volle Potential Ihrer erworbenen Tools heben können.

Was braucht es also, damit Hybrid Work und gute digitale Zusammenarbeit wirklich funktionieren?

Mit der bloßen Bereitstellung von wertvollen Kollaborationstechnologien wie MS Teams ist es auf jeden Fall nicht getan. Die Zauberworte für eine tiefere Verankerung digitaler Arbeitsweisen heißen Adoption und Change-Management. Denn nur wenn technische Veränderungen sich mit einem neuen Mindset bei allen Beteiligten verbinden, können die kostspieligen Tools tatsächlich das liefern, was sich alle von ihnen versprechen: eine rundum positive neue Arbeitserfahrung.

Adoption und Change-Management als enge Begleiter der Digitalisierung

Klar ist: Die Digitalisierung wird unser Arbeitsleben auch in Zukunft verändern. Gleichzeitig bleiben technologische Möglichkeiten ohne die Menschen, die sie motiviert und kompetent umsetzen, genau das: bloße Möglichkeiten.

Damit das Potential neuer Tools ausgeschöpft werden kann, gehört zu jeder erfolgreichen digitalen Veränderung somit auch das Schaffen von Akzeptanz. Die kontinuierliche Anstrengung, alle Beteiligten zu motivieren und für den Wandel zu befähigen. Kurz: eine dauerhafte Adoption- und Change-Begleitung.

Wie Adoption funktioniert, konnten wir in unserer Beratungspraxis der letzten Jahre erleben. Auftakt für die Verankerung digitaler Arbeitsweisen in Unternehmen sind Projekte und Initiativen, die den Menschen konsequent in den Mittelpunkt des digitalen Wandels stellen.

Dabei haben wir vor allem drei Erfolgsfaktoren identifiziert, mit denen es gelingt, auch bei stark technologiegetriebenen Veränderungen alle Beteiligten im Blick zu behalten:

1. ein ganzheitliches Change-Management,

2. die enge Verzahnung von Projektmanagement und Change-Management

und 3. die intensive Begleitung und Befähigung von Führungskräften.

Erfolgsfaktor 1:  Ein ganzheitliches Adoption und Change-Management

Wir kennen es alle aus unserem Alltag: Veränderungen können spannend und erfreulich sein – aber auch stressig und überfordernd. Das gilt mindestens ebenso am Arbeitsplatz. Hier sind geteilte Routinen und reibungslose Abläufe schließlich Voraussetzung für Produktivität und Effektivität. Für die Einführung und den Ausbau der digitalen Zusammenarbeit ist es daher wichtig, die Vorteile von Veränderungen, und ihre Auswirkungen auf den Einzelnen möglichst klar zu erkennen und zu kommunizieren. 

Um einen nicht auf das Technische verengten Rundumblick auf die jeweiligen Veränderungsprozesse zu erhalten, hat sich In unserer Beratungspraxis die Arbeit mit diesen vier Grundfragen bewährt:

Erfolgreiche Veränderungsbegleitung beinhaltet somit immer vier Dimensionen. Sie umfasst Mindset, Toolset, Skillset und Orgset. (Schaubild)

Unsere Empfehlung für Ihr Change-Management: schauen Sie immer wieder ganzheitlich auf Ihr digitales Projekt und prüfen Sie Sie anhand dieser Dimensionen, ob alle Fragen geklärt, kommuniziert und umgesetzt sind. Nur dann können sie auch für die Beteiligten beantwortbar und klar werden.

Wenn Sie anhand eines Praxisbeispiels tiefer in das Thema eintauchen möchten, empfehle ich den Artikel zur Etablierung neuer Arbeitsweisen mit Microsoft 365 mit Judith Weisbecker von der Lufthansa Group.

Erfolgsfaktor 2: Die Verzahnung von Change-Management und Projektmanagement

Setzen Sie Ihr Projektmanagement auf keinen Fall losgelöst von einem Change- Management auf. Oft steckt das Projektteam sehr tief in der Planung und Organisation der technischen Einführung. Dabei besteht die Gefahr aus dem Auge zu verlieren, dass nicht alle so detailliert in diesen Prozess involviert sind, wie das Fachgremium selbst.

Die wichtigste Gegenmaßnahme lässt sich schon bei der Zusammensetzung des Projektteams einleiten: Besetzen Sie das Projektteam interdisziplinär, also aus mehreren Abteilungen (zum Beispiel IT, Interner Kommunikation und HR) — und mit Mitarbeitenden, die gut in der Organisation vernetzt sind. Dann können alle Auswirkungen auch direkt vor Ort betrachtet und nachgesteuert werden.

Um alle Menschen im Unternehmen mitzunehmen ist es außerdem wichtig die bevorstehenden Veränderungen, die sich für sie z.B. aus Projektmeilensteinen ergeben, immer wieder klar nach außen zu kommunizieren. Was erwartet mich wann? Warum ist das notwendig und wichtig?

Wie verzahntes Projektmanagement und Changemanagement in der Praxis aussehen kann, veranschaulicht diese Übersetzung eines detaillierten Projektplans in eine grafische Roadmap für die Kommunikation nach außen.

So können sich alle Mitarbeitenden gut auf die zu erwartenden Änderungen einstellen und wissen, was wann auf sie zukommt. Im Unternehmen wird außerdem ein gemeinsamer Dialog über das digitale Projekt und seine Meilensteine angeregt. Dadurch gelingt es besser, das „Warum“ der Veränderung zu verstehen und mit Freude dabei zu sein.

Zusammengefasst: Die Verzahnung von Change- und Projektmanagement hat idealerweise zwei Komponenten. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit und die Perspektive auf die Mitarbeitenden. Werden Change-Management und Projektmanagement bereits in der Projektstruktur und -planung miteinander verzahnt, entstehen viele wertvolle Synergieeffekte. 

Erfolgsfaktor 3: Die intensive Befähigung und Begleitung von Führungskräften

Führungskräfte sind Vorbild und Coach in einer Person. Sie prägen Veränderungsprozesse in doppelter Hinsicht (siehe Abb.) und sind deswegen die wichtigsten Gestalter:innen für kontinuierliche Veränderungsprozesse. Sie tragen wie niemand sonst zum Arbeitserlebnis der Mitarbeitenden bei, können mitreißen, Menschen prägen und den Freudefaktor am Arbeitsplatz entscheidend beeinflussen. Es hat also höchste Priorität, sie zu begleiten und sie auf ihre Rolle und ihre Aufgaben im Veränderungsprozess vorzubereiten.

Natürlich ist es wichtig, dass sich Ihre Führungskräfte gut im neuen Intranet oder in Microsoft Teams zurechtfinden, damit sie als Vorbilder für die neuen Arbeitsweisen voran gehen können. Allerdings gehen die Anforderungen weit darüber hinaus, sich selbst im Umgang mit den neuen Tools (Skillset) zu trainieren.

Fördern und befähigen Sie Ihre Führungskräfte auch in folgenden Aspekten:

Warum findet der aktuelle Veränderungsprozess statt, was sind die Mehrwerte?

Welche Rolle spiele ich als Führungskraft?

Wie kann ich mein Team bestmöglich fördern, begleiten und Regeln und Leitlinien für den Umgang moderieren?

Oft vergessen wird leider das Thema Anerkennung und Motivation. Dabei sind regelmäßige Erfolgserlebnisse entscheidend für die Veränderungsmotivation des Teams. Wenn zum Beispiel die Umstellung des Telefonie-Systems geschafft ist, sollten Sie dies unbedingt zum Anlass nehmen, um diesen Meilenstein gebührend zu feiern! Das macht Lust, auch in Zukunft offen für weitere Veränderungen zu sein. 

Fazit: Alles, was Sie über Adoption und Change-Management wissen müssen

Ob bei der Einführung oder dem Ausbau digitaler Arbeitsweisen: Für die bestmögliche Akzeptanz und Umsetzung Ihrer digitalen Entwicklung gilt es,

den Menschen konsequent ins Zentrum zu stellen

ein sensibles und dauerhaftes Changemanagement eng mit dem Projektmanagement zu verzahnen und

alle Führungskräfte kontinuierlich zu begleiten und zu unterstützen.