2018 hat die Lufthansa Group die Einführung von Office 365 gestartet. Wie es gelungen ist, den internationalen Konzern mit seinen komplexen, gewachsenen Strukturen erfolgreich auf Kurs zu neuen, digitalen Arbeitsweisen zu bringen: Das hat Judith Weißbecker, Consultant Future Digital Workplace bei der Lufthansa Group, beim IOM Summit 2021 geschildert.

Wir haben sehr gespannt zugehört, denn netmedia – gemeinsam mit unserem Partner beck et al. – hat die Lufthansa Group bei diesem Programm begleitet. Es gibt bereits eine Case Study über die Zusammenarbeit, aber es ist noch einmal etwas anderes, die Geschichte direkt vom Kunden erzählt zu bekommen!

„Was braucht es an Hilfsmitteln – und wie erreicht man die Belegschaft emotional, so dass sie bereit ist, mit auf die Reise zu kommen?“, lautete Judiths Leitfrage.

Grundsätzlich müssen die Mitarbeiter:innen eine positive Antwort auf die Frage bekommen: „Was habe ich davon?“ Es galt 70.000 Menschen in 30 Ländern mit den neuen Tools und Methoden vertraut zu machen – und von deren Nutzwert zu überzeugen. Dafür hat die Lufthansa Group mit Unterstützung von netmedia ein ganzheitliches Vorgehen entwickelt.

Die wesentlichen Punkte des Vorgehens

  • Spezielle Rollen für die direkte Ansprache: Von Anfang an hat die LHG unterschiedliche Rollen definiert und besetzt, um die Mitarbeiter:innen breit und auf kurzen Wegen anzusprechen – neben dem fachübergreifenden Projektleitungsteam gab es die sogenannten „Champions“ (Vorreiter:innen mit tiefem technischen Know-how in den Business Units) und 450 „smartGuides“ als Multiplikator:innen.
  • Multiplikatoren-Netzwerk: Die LHG hat mehr als 450 Mitarbeiter:innen als smartGuides ausgebildet, damit sie ihre Teams bei der Umstellung unterstützen können.
  • Info-Hub: Mit Projektbeginn hat die LHG den SmartHub, einen zentralen Informations-Hub auf Basis von Microsoft SharePoint, mit allen wichtigen Informationen, Lernvideos, Erklärungen, Spickzetteln und Best Practices für jedes Tool aufgebaut.
  • Yammer-Communities: Für Austausch, Fragen sowie Promotion neuer Inhalte und Formate richtete die LHG Yammer-Communities ein.

Judith zeigte sich davon überzeugt, dass der enge Kontakt und Austausch mit den Nutzer:innen und die ständige Adaption der Angebote, Formate und Informationen auf Basis ihres Feedbacks ausschlaggebend für den Erfolg des Projektes war.

Die wichtigsten Lehren aus dem Projekt

  • Frische, kreative und zielgruppengerechte Ansprache begeistert: Die LHG hat bewusst auf etablierte Kommunikationswege verzichtet, sondern neue Kanäle und neue Formate etabliert, um mit den Nutzer:innen in einen intensiven Austausch zu treten.
  • Der Weg ist das Ziel: Durch den Microsoft-Evergreen-Ansatz entwickeln sich die Tools stetig weiter. Auch die Organisation wandelt sich fortlaufend. Die Anforderungen der Mitarbeitenden und die Umstände verändern sich (Hybrid Work, Remote Work, Gen Z). Kurz: es braucht eine bewusste und dauerhafte Weiterentwicklung und Begleitung der digitalen Zusammenarbeit.
  • Regeln müssen sein: Digitale Zusammenarbeit braucht Leitplanken – so viele wie nötig und so wenige wie möglich. Für hohe Akzeptanz ist es wichtig, möglichst viele Regeln gemeinsam mit den Mitarbeitenden erarbeiten – und regelmäßig zu prüfen, ob sie sich in der Praxis bewähren.
  • Offenheit ermöglicht Verbesserung: Die LHG reflektiert ständig und verändert beispielsweise ihre Formate immer wieder. So sind sie immer nah dran an den wirklichen Bedürfnissen der Nutzer:innen und der Organisation.

Judith Weisbecker, Consultant Future Digital Workplace bei der Lufthansa Group

Unterstützung durch netmedia

netmedia hat die Lufthansa Group bei diesem Mammutprogramm mit unserem ganzheitlichen Ansatz umfassend begleitet: vom Aufsetzen und Strukturieren des Programmes (einschließlich der Definition von Programmzielen, Phasen und KPIs) – über die Erarbeitung von Use Cases mit den Geschäftseinheiten und die Entwicklung eines umfassenden Kommunikationskonzepts – bis zum Aufbau des Multiplikatoren-Netzwerks und zur Ausarbeitung des smart365 Hubs.

Unsere Leitlinie war dabei das intelligente Zusammenwirken von vier Komponenten.

• Mindset: eine offene Haltung den Neuen gegenüber, Raum zu Ausprobieren
• Skillset: die nötigen Fähigkeiten und Kompetenzen für die neuen Arbeitsweisen
• Toolset: die richtigen Instrumente für die richtigen Aufgaben
• Orgset: die Leitplanken

Das Zusammenspiel dieser Komponenten ist das Herzstück unseres Beratungsansatzes. Wir haben uns besonders gefreut, es in dieser schönen Grafik in Judiths Vortrag wiederzufinden:

Vor welchen Herausforderungen stehen Sie auf Ihrem Weg zu neuen Arbeitsweisen mit Office 365? Schreiben Sie uns, wir freuen uns auf einen Austausch rund um Ihre Fragestellungen.

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