Hybrides Arbeiten bleibt. Unternehmen, die letztes Jahr noch planten, nach der Pandemie zu alten Gewohnheiten zurückzukehren, erkennen: Es führt kein Weg zurück.
Im Gegenteil: Nur Unternehmen, die sich in puncto digitale Kommunikation und Kollaboration neu aufstellen, werden 2022 und darüber hinaus erfolgreich sein. Der Internen Kommunikation kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Daraus folgen neue Aufgaben, große Herausforderungen – aber auch Chancen.
In diesem Artikel erfahren Sie:
Warum digitales Arbeiten auch nach der Pandemie so wichtig sein wird
Wie Sofortlösungen die erste Phase des Digitalisierungsschubs durch Corona geprägt haben
Warum in der aktuellen zweiten Phase flexibles, kollaboratives Arbeiten dauerhaft etabliert wird
Warum die Interne Kommunikation künftig eine Schlüsselrolle einnimmt
Welche vier großen Aufgaben die IK für 2022 (und darüber hinaus) hat
Warum digitales Arbeiten auch nach der Pandemie so wichtig sein wird
Die Pandemie hat vieles verändert. Und einiges bleibt anders:
Es wird künftig weniger Geschäftsreisen geben (aus Rücksicht auf die Umwelt, die Kosten – und weil wir erkannt haben, dass es tatsächlich auch anders geht).
Zudem haben die Mitarbeitenden die Vorteile des Home Offices erkannt: Laut Forrester arbeiten 49 Prozent der Arbeitnehmer:innen in den fünf größten europäischen Ländern lieber im Home-Office, Tendenz steigend. Auch wenn Unternehmen ihre Büros wieder öffnen, werden nach Einschätzung der Analysten viele Mitarbeitende zumindest einen Teil der Arbeitszeit weiterhin im Home-Office verbringen. Angesichts des sich verschärfenden Fachkräftemangels bleibt den Unternehmen nichts übrig, als darauf einzugehen und hybride Arbeitsmodelle anzubieten.
Parallel dazu ist auch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette wichtiger denn je, damit Unternehmen international nicht den Anschluss an den Wettbewerb verlieren. Weil digitale Arbeitsprozesse den übergreifenden digitalen Wandel eines Unternehmens fördern, sind sie auch in diesem Zusammenhang wichtig.
Die erste Phase des Digitalisierungsschubs durch Corona: Sofortlösungen
Die Digitalisierung der Arbeitswelt und der Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette ist schon lange ein Riesenthema. Die Corona-Pandemie hat ihm zusätzlichen Schub gegeben: Wo Unternehmen sich bis Anfang 2020 noch Zeit gelassen haben, brauchte es auf einmal Sofortlösungen.
In den zwei Jahren der Pandemie haben viele Unternehmen ihren Mitarbeitenden ohne viel Vorbereitung digitale Tools zur Verfügung gestellt – häufig Microsoft 365 mit Schwerpunkt auf Microsoft Teams. Das oberste Ziel war, Mitarbeitende überhaupt in die Lage zu versetzen von zu Hause zu arbeiten. Es mussten rasch Lösungen her, die Menschen irgendwie – egal, wie – zu erreichen und Zusammenarbeit unter Pandemiebedingungen zu ermöglichen.
Zweite Phase: Dauerhafte Etablierung flexiblen, kollaborativen Arbeitens
Jetzt treten wir in die zweite Phase des Digitalisierungsschubs ein, den die Pandemie verursacht hat: Die digitale Infrastruktur ist da oder zumindest im Entstehen. Es gilt, den Wandel zum dauerhaft erfolgreichen digitalen Arbeiten zu vollziehen. Das bedeutet, die Voraussetzungen zu schaffen, damit die Mitarbeitenden langfristig produktiv kollaborativ arbeiten können – und idealerweise effektiv und mit Spaß.
Denn der Fachkräftemangel verschärft sich weiter. Unternehmen brauchen digitale, flexible Arbeitsmodelle, um die besten Talente zu halten und zu gewinnen. Diese verlangen moderne, digitale Arbeitsplätze, die es ihnen ermöglichen, flexibel und von jedem Ort aus zu arbeiten.
Warum die Interne Kommunikation künftig eine Schlüsselrolle einnimmt
Für die oben genannten Veränderungen braucht es mehr als nur digitale Tools. Es ist an der Zeit, die gesamte Organisation entlang der Frage „Wie arbeiten wir zusammen?“ strategisch aufzustellen. Und die Mitarbeitenden als Individuen mit ihren unterschiedlichen Bedürfnissen und Kenntnissen mit auf die digitale Reise zu nehmen.
Hier ist die Interne Kommunikation künftig extrem gefordert. Sie steht vor der Herausforderung – und damit zugleich vor der Chance –, die Menschen und die gesamte Organisation für die hybride Arbeitswelt fit zu machen.
Die vier großen Aufgaben der IK für 2022 (und darüber hinaus)
1. Alle Mitarbeitenden erreichen, informieren und einbinden (wirklich alle, egal wo sie arbeiten)
Die Kommunikation im Unternehmen muss da stattfinden, wo die Menschen sich aufhalten und arbeiten. Dafür gilt es im Jahr 2022 effiziente Kommunikationsarchitekturen aufzubauen und weiter zu optimieren. Dabei ist es wichtig, auch die Firstline Worker einzubeziehen: Die Mitarbeitenden im direkten Kundenkontakt oder in der Produktion sind gegenüber den Kolleg:innen in der Verwaltung nach wie vor im Nachteil, was den allgemeinen Informationsstand und Möglichkeiten zur Teilhabe und Weiterentwicklung angeht. Dies zeigen auch die aktuellen Zahlen des Microsoft Work Trend Index deutlich.
2. Mitarbeiterorientierte Kommunikationsplattformen gestalten, erfolgreich einführen und in den digitalen Arbeitsplatz integrieren
Mit der Einführung von Arbeitsumgebungen wie Microsoft Teams sind grundlegende Entscheidungen fällig: Wie sollen Office 365 und das Intranet künftig zusammenspielen?
Das Intranet hat künftig die Aufgabe hybrides Arbeiten zu unterstützen. Zugleich wird es selbst mehr und mehr integrativer Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes. Letztlich wird das Ziel sein, eine ganzheitliche Kommunikations- und Kollaborationswelt zu schaffen, die den Mitarbeitenden hilft ihre Arbeit zu erledigen. Dafür wird das Intranet stärker auf Aktivität von Nutzer:innen ausgerichtet: Employee Generated Content und Communities werden immer wichtiger.
Die Aufgabe der IK liegt darin, soziale Interaktion und Employee Generated Content zu fördern. Zugleich kann die IK durch die Anbindung an die zentrale Arbeitsumgebung die Mitarbeiter(gruppen) über die tatsächlich genutzten Kanäle erreichen.
3. Als Change-Begleiter den digitalen Wandel fördern und moderieren
In einer hybriden Arbeitswelt ist die IK entscheidend für den erfolgreichen Wandel: Sie wird zum Change-Begleiter, besonders für die Führungskräfte. Denn diese sind ein äußerst wichtiger Erfolgsfaktor für einen gelingenden Wandel zu hybriden Arbeitsweisen. Die IK unterstützt die Führungskräfte dabei, digital zu führen und zu kommunizieren.
Die IK ist immer an Bord – oder sogar am Steuer –, wenn es darum geht, interne Multiplikatoren-Netzwerke für erfolgreichen Wandel im Unternehmen aufzubauen. An die Stelle der Push-Kommunikation zu aktuellen Themen tritt zunehmend eine moderierende Tätigkeit: Die IK initiiert und moderiert die interne Konversation des Unternehmens.
4. Das digitale „Lagerfeuer“ unterhalten: Räumliche Distanz kommunikativ überwinden und Gemeinschaftsgefühl schaffen
Wenn die einen im Büro sind und die anderen im Home Office oder gar komplett räumlich flexibel arbeiten, braucht es neue Anstrengungen, um menschliche Nähe im Digitalen zu ermöglichen.
Die Aufgabe lautet, den Austausch zu sozialen Themen zu fördern – und dabei bewusst über reine Arbeitsinhalte hinaus zu gehen. Die Möglichkeiten sind vielfältig: Gemeinsame Beteiligung an der nächsten „Earth Hour“, eine Ideensammlung für nachhaltigeres Arbeiten, virtuelle Lunchdates und die Einrichtung von Mitarbeiter-Interessensgruppen sind nur ein paar Beispiele.
Auch am digitalen Lagerfeuer des Unternehmens ist die IK als Moderatorin gefragt: Sie erkennt den Themenbedarf der Mitarbeitenden oder fragt ihn direkt ab, regt den Austausch an und fördert den Dialog. Wichtig ist auch die Unterstützung für themenzentriertes Community-Management.
So stärkt die IK das Gemeinschaftsgefühl der Unternehmensangehörigen im Zeitalter des hybriden Arbeitens.
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