Der Arbeitsplatz von morgen wird flexibel sein

Es gibt einige Stimmen, die sagen, dass viele Mitarbeiter auch nach COVID-19 von zuhause aus arbeiten werden. Wo eine Meinung ist, ist auch die passende Studie nicht weit. Gartner hat herausgefunden, dass 74% der Unternehmen Teile der Mitarbeiter später weiterhin remote arbeiten lassen. Nur 25% wollen zu dem Arbeitsmodell vor Corona zurückkehren.

COVID-19 als Gamechanger

​Der Trend zum Homeoffice, zu einem flexibleren Arbeitsmodell war schon vorher da. COVID-19 hat diesen allerdings extrem beschleunigt. Und die Mitarbeiter fühlen sich wohler (85%) und sind produktiver (27%) wenn sie remote tätig sind, sagt eine weitere Studie von Kickstand. Kein Wunder, dass die Möglichkeit zum Remote-Arbeiten ein immer wichtiger werdendes Kriterium für einen attraktiven Arbeitsplatz ist.

Somit ist COVID-19 zu einem Beschleuniger geworden für viele Prozesse, die geplant waren oder die man sich auch nicht traute anzufassen. Diese Schritte zu mehr Flexibilität werden von Unternehmen aller Wahrscheinlichkeit nach nicht zurückgefahren werden. Covid-19 ist ein Gamechanger, der nachhaltig Dinge verändert. Und diese Veränderungen sind tatsächlich mehrschichtig: Mitarbeiterführung, technische Infrastruktur, die Kultur wie kommuniziert und zusammengearbeitet wird. Das bedeutet: Die gelebte Ausnahme wird zum Regelbetrieb des Unternehmens. Wir werden mehr remote und weniger im Office arbeiten.

Angst vor Kontrollverlust adé

Und die Unternehmen können davon profitieren. Der Fernarbeiter bleibt produktiv, engagiert und loyal. Dazu braucht es nicht die Drohung, dass der Chef jederzeit durch die Tür kommen kann. Die Urangst des Kontrollverlusts – COVID-19 hat viele Unternehmen ins kalte Wasser geschubst und diese merkten: Es funktioniert! Der Mitarbeiter daheim adaptiert schnell, organisiert sich und seine Arbeit und wird sogar menschlich greifbarer, wenn das Kind mal in der Webkonferenz plötzlich im Bild ist. Und jedem leuchtet ein, dass Webkonferenzen effizienter sind als Anreisen zu Konferenzräumen. Ganz zu schweigen von dem Gewinn an Lebensqualität, durch den Wegfall des Pendelns zum Arbeitsplatz. Hat ein Unternehmen sich auf die remote Zusammenarbeit erst einmal eingestellt, werden weitere Vorteile greifbar: Büroflächen können verkleinert, Mitarbeiter müssen nicht mehr „am Standort“ gesucht und eingestellt werden. In dieses neue Modell der Mitarbeit passen nun auch freie Mitarbeiter, die anlassbezogen benötigt werden, besser hinein. Insgesamt gewinnt das Unternehmen deutlich an Flexibilität.

Zukunftsfähige digitale Arbeitsplätze

Eine Schlüsselrolle hierbei hat Microsoft 365 (M 365, früher bekannt als Office 365). Als Cloudlösung für Kommunikation und Zusammenarbeit kann ich damit von überall arbeiten, Hauptsache ich habe einen Internetzugang und einen entsprechenden Rechner. Microsoft Teams als wichtigster Teil für Zusammenarbeit hat daher in den letzten Monaten einen rasanten Aufschwung erlebt. Jetzt, in der Zeit des ersten Durchatmens, realisieren Unternehmen die Notwendigkeit aus Provisorien sichere, zukunftsfähige Digitale Arbeitsplätze zu schaffen.

Diese Aufgabe hat mehrere Facetten: Als erstes muss überprüft werden, welche Arbeitsvorgänge (User Stories) remote durch das Unternehmen tatsächlich gewünscht sind und sicher betrieben werden können. Mit dem Wissen um diese User Stories wird geprüft, welche digitalen Tools diese bestmöglich unterstützen können. Das können Werkzeuge aus dem M 365 Baukasten sein, bestehende Software des Unternehmens oder schlaue, integrierte Lösungen aus beiden Welten. Und es braucht den Mitarbeiter, der diese Werkzeuge wie gewünscht bedient. Der muss nicht nur von zuhause in neuen Prozessen arbeiten wollen, sondern dies auch können. Beides, sowohl das Wollen als auch das Können muss durch das Unternehmen aktiv begleitet werden. Neudeutsch nennt man das Adoption und Enablement. Beides nicht trivial, da die Mitarbeiterschaft heterogen ist. Es gilt die Mitarbeitergruppen da abzuholen, wo sie gerade sind. Schnell wird klar, dass dies ganz besonders die Führungskräfte betrifft: Die müssen als erstes ab- und ins Boot geholt werden.

Orchestrierung als Schlüssel zum Erfolg

Aus vielen Projekten wissen wir, dass es neben den digitalen Werkzeugen und den Mitarbeitern ein weiteres wichtiges Erfolgskriterium gibt: Das Zusammenspiel. Das ist in der Tat mehr als das Wissen, wie ein Werkzeug funktioniert. Es ist die Orchestrierung von Arbeitsabläufen, Kommunikation und Führung. Wenn man so will die neue, überarbeitete Partitur für das Kommunikations- und Kollaborationsorchester. Und selbst bei erfahrenen Orchestern bedeutet das üben, korrigieren und anleiten. Gerade diese entscheidende Phase der Orchestrierung wird gerne vergessen, wenn man einen digitalen Arbeitsplatz auf ein „Lizenz-“ und „Infrastrukturthema“ reduziert.

Wechselt man die Perspektive und schaut sich diese Erfolgsfaktoren an, dann wird deutlich, dass mehrere Abteilungen und Stakeholder eng zusammenarbeiten müssen. Hier braucht es manchmal externe Unterstützung und Moderation. Dann werden schnell tragfähige Ergebnisse für den Unternehmenserfolg erzielt.

Fazit

In Summe bietet die Krise die große Chance, Veränderungen im Sinne der Mitarbeiter und des Unternehmens auf den Weg zu bringen. Mit der richtigen Unterstützung, gerne durch netmedia, ist der Weg zu mehr Flexibilität gut und ohne größere Risiken zu meisten. Wir wissen aus vielen Projekten, welche Klippen und Hürden existieren, und wie man diese gekonnt methodisch umschiffen kann.