Die Firma InfraServ Wiesbaden zeigt, dass die Unternehmenskommunikation in Verbindung mit einem leistungsstarken SharePoint-Intranet nicht nur effektive Mitarbeiterkommunikation sondern auch Großes auf den Weg bringen kann. Bei dem Industrieparkbetreiber hat sich die Vernetzung dank seines ISWnet intensiviert, es sprudelt gute Geschichten, man experimentiert mit Lifetalks und nutzt Spezialseiten für Transformationsthemen als Diskussionsplattformen. Und dann ist da noch der Firmenliebling Nettie… 

Wie schafft man eine lebendige, effektive Mitarbeiterkommunikation, die alle erreicht, animiert und optimal unterstützt? Vor dieser Herausforderung stand vor einem Jahr auch InfraServ Wiesbaden, kurz: ISW: Als Standortbetreiber des Industrieparks Wiesbaden betreut das hessische Unternehmen dort mit über 800 Angestellten mehr als 70 Firmen – und bietet ihnen Dienstleistungen u.a. in den Bereichen Energie, Logistik, Umweltschutz, Entsorgung, Sicherheit, IT, Bildung, Beratung sowie Facilitymanagement.  

„Unser früheres Intranet Baujahr 2011 war uns schon lange zu statisch und zu wenig interaktiv“, berichtet Thomas Deichmann, Leiter der Unternehmenskommunikation. „Erlebbar wurde das für uns besonders, seit wir mit Microsoft 365 arbeiten und die vielfältigen Möglichkeiten der interaktiven Kommunikation intensiv nutzen.“ Gleichzeitig stand auch eine Modernisierung des Markenauftritts der Unternehmensgruppe auf der Tagesordnung. Die Geschäftsleitung entschied sich auf Empfehlung der Kommunikation, beide Projekte gleichzeitig anzugehen, auch um das neue Intranet als optimale Ergänzung und als “Homebase” der Markenkommunikation nutzen zu können.  “Die sich damit verbindenden Möglichkeiten waren für uns die perfekte Gelegenheit, um den neuen Markenauftritt und Unternehmensspirit als erste Duftmarke nach innen in unsere Belegschaften zu kommunizieren.”  

Als die ISW-Unternehmenskommunikation gemeinsam mit netmedia ihr neues ISWnet auf Basis von SharePoint Online sowie der SharePoint mobile App entwickelte (Launch war Mai 2022), seien neben der Mitarbeiterbindung zwei Arbeitsprinzipien, so UK-Chef Deichmann, besonders wichtig gewesen:  

1. Konsequente Nutzwertorientierung als Währung der effektiven Mitarbeiterkommunikation 

Das neue Intranet sollte modern, übersichtlich, und leicht verständlich sowie einfach navigierbar sein – und mit großer inhaltlicher Relevanz für die Mitarbeitenden punkten. 

Die Unternehmenskommunikation: Sparring-Partner und Newsroom 

Für diese Fokussierung auf Mehrwerte war und ist die Unternehmenskommunikation, als redaktionelles Steuerungszentrum, Begleiter und Enabler auch für die Intranet-Redakteure aus den Unternehmensbereichen, die im ISWnet mit eigenen Bereichsseiten vertreten sind, immer wieder gefragt. Die kleine, aber aktive Redaktionstruppe teilt ihr Wissen auf vielfältige Weise, und wird auch gern als Sparring-Partner genutzt, um aus Intranet-Beiträgen das Optimale für alle herauszuholen.  

Zusätzlich arbeitet die UK mit einem „Newsroom“-Konzept. Zum einen, um die Informationsflüsse im Intranet durch die Kategorisierung Bereichs-News, Projekt-News und Unternehmens-News zielgruppengerecht zu lenken, aber auch um geeigneten Inhalten auf diversen weiteren Kanälen wie bspw. im Newsletter, auf Social Media oder in Pressemitteilungen eine Bühne zu bieten.

Tischaufsteller als Teaser für das neue ISWnet

2. Schrittweises Vorgehen & aktives Change-Management

Von Anfang an war dem Projektteam ISWnet klar, dass die Einführung eines neuen Intranets für die effektive Mitarbeiterkommunikation nicht nur ein IT-Thema ist, sondern auch einen Change-Prozess mit mehreren Dimensionen mit sich bringt. Für das bodenständige Unternehmen ein spannender Aufbruch zu einer offeneren und stärker vernetzten Unternehmenskultur.    

Entsprechend hat man sehr früh damit begonnen, möglichst viele Mitarbeitende und Stakeholder mit einzubeziehen und ein abteilungsübergreifendes Projektteam speziell für die Entwicklung des Intranets gegründet, in dem auch die Konzern-IT, HR-Kolleginnen und der Betriebsrat vertreten war, der eine aktive Rolle spielte. Dazu gehörten zudem digitale und analoge Umfragen in der Belegschaft, um Bedarf und Zufriedenheit abzufragen und eine aktive, den Launch begleitende Kommunikation, “damit immer alle wussten, wo wir stehen und welche Schritte als nächstes kommen. Diese große Offenheit in der Entwicklung und der sehr interaktive Fahrplan für den Launch des Intranets hat sich für uns als Glücksfall erwiesen. Das langsame, schrittweise Vorgehen war auf jeden Fall ein wesentlicher Erfolgsfaktor. So ist es gelungen, die Kolleginnen und Kollegen mitzunehmen und niemanden zu überfordern.“ 

Das Zwischenfazit der Unternehmenskommunikation von InfraServ Wiesbaden nach einem Jahr fällt ausgesprochen positiv aus. „Unser neues Intranet wächst und gedeiht. Heute können wir uns kaum mehr vorstellen, wie wir vorher ohne unser ISWnet zurechtgekommen sind.“ 

Die Startseite des ISWnet sorgt mit Quicklinks, Favoriten & den neuesten Updates für Mehrwerte und effektive Mitarbeiterkommunikation

Nettie in Aktion.
Der Name entstand während einer Mitarbeiterumfrage, die Teil der Intranet-Launch-Kampagne war

Inzwischen gehört das neue Intranet fest zum ISW-Arbeitsalltag. Parallel zum ISWnet wird auch das alte Intranet noch weitergeführt, auf das der gesamte Industriepark Zugriff hat. „Unsere Mitarbeitenden müssen sich aber nicht doppelt einloggen, sondern können direkt aus dem ISWnet in das sogenannte KANET einsteigen“, erläutert Thomas Deichmann.   

Bevor möglicherweise noch größere Modernisierungsaufgaben angegangen werden, steht für die ISW-Gruppe nun erst einmal der nächste große Meilenstein an: Die Einbindung sämtlicher Mitarbeitenden in das neue ISWnet, also auch jener, die keinen Büroarbeitsplatz haben. Denn gut zwei Drittel der Komplettbelegschaft sind keine Desktop-Worker und haben bisher nur gelegentlich oder keinen Zugriff auf das Intranet. Geplant ist die Anschaffung digitaler Endgeräte für alle Non-Desk-Mitarbeitenden und Monitore, auf denen die ISWnet-Inhalte gespiegelt werden. Damit sollen bald sämtliche ISW-Mitarbeitenden an moderne Kommunikationskanäle angedockt werden und somit weitere wichtige Ziele des SharePoint-Intranet-Launches erreicht sein.

Drei Fragen, drei Antworten

von Thomas Deichmann, Leiter der Unternehmenskommunikation InfraServ Wiesbaden

Herr Deichmann, wie ist es Ihnen gelungen, Leben in das Intranet zu bringen und in den verschiedenen Abteilungen von InfraServ Mitarbeitende als Redakteur:innen zu gewinnen?

Wichtig ist, dass man dabei auf Freiwilligkeit setzt und Pioniere findet, die Lust auf den Umgang mit der Technik und das Texten haben. Ein gewisses Budget an Zeit und die Wertschätzung für diese Tätigkeit innerhalb des Teams und vonseiten der Geschäftsleitung braucht es aber auch. Außerdem unterstützen wir als Unternehmenskommunikation aktiv beim Finden und Aufbereiten von interessanten Inhalten und stehen dafür auch mit unseren technischen Abteilungen in engem Austausch. Dabei finden wir immer wieder Geschichten, die manchmal so gut sind, dass wir sie über weitere Kommunikationskanäle bespielen und daraus zum Beispiel Pressemitteilungen oder Einreichungen für Wettbewerbe generieren.

Was sind aus Ihrer Sicht die größten Gewinne, die sich mit der Einführung des neuen Intranets verbinden?   

Neben zahlreichen Arbeitserleichterungen wie der globalen Suchfunktion und der übersichtlichen Absprungseite ist es vor allem die stärkere Vernetzung und der persönlichere Austausch im Unternehmen. Wir sind begeistert, wie souverän manche Abteilungen die technischen Möglichkeiten ausprobieren und ihre Kolleginnen und Kollegen aus anderen Teams zum Beispiel zum Lifetalk einladen. Wir kommen trotz unseres Nutzwertanspruchs völlig ohne formalen Freigabeprozess aus. Dafür setzen wir auf den intensiven Dialog und ein sehr vertrauensvolles Verhältnis mit uns als redaktionelle Begleitung. Viele Bereiche, auch der Betriebsrat und unser Bildungszentrum haben inzwischen ihre eigene Bereichsseite, die sie eigenständig bespielen. Dazu nutzen wir das Intranet auch als Diskussionsplattform für Transformationsthemen und andere Großprojekte wie unser neues Markensystem. Das wird ebenfalls sehr gut angenommen.

Und wie zufrieden sind Sie mit der Zusammenarbeit mit netmedia? 

Sehr. Es hat von Anfang bis Ende alles wie am Schnürchen geklappt. Eine hundertprozentige Punktlandung, auch in Budget- und Zeitplan. Besonders gut gefallen hat uns, dass netmedia die Aufgabe als ein Change-Projekt angegangen ist und den Prozess von der Konzeption und Umsetzung der Plattform, über das Kommunikations- und Redakteurskonzept bis hin zur Schulung der Redakteurinnen und Redakteure umfassend begleitet hat. So konnten wir neben dem Markenauftritt und dem Intranet auch unsere Arbeitsweise an vielen Stellen modernisieren.  

Sehr geehrter Herr Deichmann, vielen Dank für das Teilen Ihrer Erfahrungen mit SharePoint Online und netmedia!