Ein hybrides Meeting ist wesentlich aufwendiger zu organisieren und zu führen als ein Onsite- oder Remote-Meeting. Vorbereitung, Moderation und Disziplin sind das A und O. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit klaren Regeln für Moderation und Teilnehmende hybride Meetings für alle optimal gestalten.
3 Must-Haves für ein hybrides Meeting
Die Zeit von Terminen, die ausschließlich in Konferenzräumen stattfinden, ist endgültig vorbei. Durch die räumliche Distanz der Mitarbeitenden gehören hybride Meetings mittlerweile zum Alltag in den Büros. Das bedeutet allerdings noch nicht, dass sie auch gut umgesetzt sind.
Mehr als vier von zehn Remote-Arbeitenden fühlen sich in Meetings nicht einbezogen. Das sagt der 2022 Work Trend Index von Microsoft, für den mehr als 31.000 Menschen in 31 Ländern befragt wurden. Das Ergebnis hat uns nicht überrascht. Denn ein hybrides Meeting ist in der Planung und Durchführung wesentlich aufwendiger als ein Onsite- oder Remote-Meeting.
Um in hybriden Meetings ein faires und verständnisvolles Miteinander zu etablieren und alle einzubeziehen, braucht es neben der passenden Technik vor allem drei Dinge:
Gute Vorbereitung
Aufmerksame Moderation
Disziplin bei allen Teilnehmenden
Dabei helfen gemeinsame Regeln und Rahmenbedingungen, die allen bekannt und im besten Fall in der gesamten Organisation verankert sind. Wie diese Regeln und Rahmenbedingungen für Moderator:in und Teilnehmende aussehen sollten, haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.
Unser Tipp: Mithilfe eines ganzheitlichen Veränderungsmanagements sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden für hybride Meetings und die übergeordnete Hybrid-Work-Strategie. So erreichen alle den nötigen digitalen Reifegrad bestehend aus dem passenden Mindset, Orgset, Toolset und Skillset.
1. Die Grundlagen für hybride Meetings vorbereiten
Damit hybride Meetings strukturiert und erfolgreich ablaufen, sollten Sie zwei Dinge grundlegend vorbereiten: die Technik und den Verhaltenskodex.
So ist es unerlässlich, dass alle Team-Mitglieder die nötige Hard- und Software haben. Und dass die Meeting-Räume im Büro technisch optimal ausgestattet sind. Andernfalls kann es passieren, dass Beiträge der virtuell Teilnehmenden nicht oder zu leise wahrgenommen oder Körperhaltung und Gestik unzureichend visualisiert werden. Das wiederum erhöht die Gefahr, Teilnehmende zu „verlieren“.
Zudem sollten Sie gemeinsam im Team einen Verhaltenskodex erstellen, an den sich alle halten. Dieser kann zum Beispiel besagen:
Wir kommen alle pünktlich.
Wir reduzieren Essen und Trinken auf ein von allen akzeptiertes Maß.
Wir legen alle unser Smartphone zur Seite.
Wir schreiben keine E-Mails oder Chat-Nachrichten während des Meetings.
Wir sorgen für eine störungsarme und ablenkungsfreie Umgebung.
Wir schalten alle immer unsere Kamera ein, wenn wir remote teilnehmen.
2. Ein hybrides Meeting aufmerksam moderieren
Bei einem hybriden Meeting ist die Moderation noch wichtiger als bei einem Onsite- oder Remote-Meeting. Neben einer klaren Struktur muss die/der Moderator:in darauf achten, dass das Meeting wirklich auf alle ausgerichtet ist. Weder die virtuell Teilnehmenden noch die Kolleg:innen vor Ort dürfen links liegen gelassen oder gar vergessen werden.
Dabei hilft zum einen eine gute Vorbereitung. Zum anderen gibt es Vorgaben und Verhaltensweisen, die Moderator:innen unterstützen, in einem hybriden Meeting den Überblick zu behalten und Grüppchen-Bildung vorzubeugen:
Zu Beginn des hybriden Meetings sollten die Bedürfnisse (Pausen, Wortmeldungen, Rückfragen etc.) aller Teilnehmenden geklärt und alle darum gebeten werden, ihre Kamera einzuschalten.
Die Agenda sollte klar strukturiert sein und Aktivierungen wie Icebreaker enthalten, um ein „Wir-Gefühl“ zu erzeugen und die Aufmerksamkeit aller Teilnehmenden hochzuhalten.
Es gilt, wichtige Agenda-Punkte erneut vorzutragen, um auch Teilnehmende zu erreichen, die zu spät gekommen sind oder im Meetingraum oder den Paketboten an der Haustür kurz abgelenkt waren.
Nach jedem Agenda-Punkt sollte eine kurze Pause gemacht werden, um keine (virtuellen) Wortmeldungen zu übersehen.
Es sollten alle Teilnehmenden unabhängig ihres Standortes gleichbehandelt und einbezogen Hilfreich ist hierbei, die remote Teilnehmenden zuerst anzusprechen, da diese leichter vergessen werden.
Neben der Moderation gilt es, den Chat zu beobachten und Fragen oder Kommentare aufzugreifen.
Unser Tipp für große hybride Meetings: Holen Sie sich als Moderator*in Unterstützung und nehmen Sie eine weitere Person mit dazu, die sich um den Chat kümmert und gegebenenfalls am Ende der Sitzung die unbeantworteten Fragen sammelt. Diese gilt es innerhalb eines klar kommunizierten Zeitraums für alle zu beantworten. Halten Sie bei offenen Q&A-Sessions immer wieder inne und regen Sie vor allem die virtuell Teilnehmenden an, Fragen zu stellen.
3. Diszipliniert teilnehmen: So verhalten sich alle fair und respektvoll
Die Moderation leistet einen wichtigen Beitrag, damit ein hybrides Meeting für alle erfolgreich verläuft. Doch auch die Teilnehmenden tragen dazu bei. Sie sollten sich respektvoll verhalten und bestimmte Regeln einhalten:
Im Raum leise sein und remote das Mikrofon stummschalten, wenn andere sprechen.
Auf bilaterale und „Off-Topic“-Gespräche verzichten, um keine Unruhe zu erzeugen.
Sich melden, warten, bis man an der Reihe ist, und dann deutlich sprechen.
Diszipliniert sein und sich an den gemeinsam erstellten Verhaltenskodex halten.
Als Remote-Teilnehmer:in auf genügend Bandbreite und ausreichende Rahmenbedingungen achten (leise Umgebung, Zuschaltung über den Laptop, klares Video und Ton).
Los geht’s mit Ihrem hybriden Meeting
Hybride Meetings sind aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Für eine reibungslose Zusammenarbeit ist es daher sinnvoll, allgemein gültige Verhaltensregeln und Vorgaben frühzeitig zu definieren und zu kommunizieren. Mit einer guten Vorbereitung, einer aufmerksamen Moderation und disziplinierten Teilnehmenden wird auch Ihr hybrides Meeting entspannt und produktiv verlaufen.
Neueste Kommentare