Microsoft Loop, die neue Microsoft App für Echtzeit-Zusammenarbeit ist in Public Preview verfügbar. M365 & Digital Work Experte Sascha Portz hat Loop getestet und die wichtigsten Punkte zu Loop aus Sicht von Verantwortlichen in Unternehmen beleuchtet: Welche neuen Möglichkeiten und „Killerfeatures“ bietet Loop für die Zusammenarbeit? When to Use What: Wo liegen die Stärken von Loop im Vergleich zu anderen Microsoft Tools? Was können Sie jetzt schon tun um Loop zukünftig effektiv einzusetzen?
Microsoft Loop im When to use What-Test
Wir kennen es seit den Anfängen der Office 365 Nutzung. Microsoft stellt uns eine Vielzahl von Lösungen für die Zusammenarbeit zur Verfügung. Und dann ist es an den Unternehmen Vorgaben auszuarbeiten, welche Lösung oder welches Werkzeug für genau welchen Zweck zum Einsatz kommen soll. Das Akronym WTUW (When to use What) steht bis heute für diesen immer wieder nötigen Annäherungsprozess bei der Einführung neuer Lösungen.
Anfangs ging es in erster Linie darum, wie die digitale Zusammenarbeit gestaltet wird, also für welche Zwecke zum Beispiel SharePoint, Teams und Yammer zum Einsatz kommen. Später folgten diverse Verfeinerungen, zum Beispiel die Frage, wie die Verwendung von Microsoft Lists in Einklang mit der Nutzung von Planner zu bringen ist.
Nun stehen wir bei Microsoft Loop, das jetzt in der Public Preview verfügbar ist, wieder an so einem Punkt und fragen uns: „When to use What?„
Im Folgenden möchte ich kurz ausführen, wofür sich die Loop App genau nutzen lässt und für welchen Einsatzzweck sie entwickelt wurde. Die praktische Einbindung einzelner Loop Komponenten in Teams-Chats, Whiteboards etc. und die sich daraus ergebenden Vorteile beschreibe ich später in einem separaten Beitrag.
So viel “Ko-Creation” steckt unter der Motorhaube von Loop
Microsoft selbst beschreibt Loop als „next generation cocreation experience“ und hängt damit die Latte entsprechend hoch. Zurecht, denn die App ist ein hochpotentes Werkzeug für die flüssige Echtzeit-Zusammenarbeit.
Wie macht Loop das? Loop bringt Teams, Inhalte und Aufgaben tatsächlich tool- und plattformübergreifend zusammen. Innerhalb der Loop App können eigene Workspaces erstellt werden, für die die Mitarbeitenden entsprechend Zugriff erhalten.
Was ist nun der genaue WTUW-Effekt von Loop im Microsoft Ökosystem? Schauen wir uns das Ganze am besten einmal von einer Flughöhe von 10.000 Metern aus an. Dann sehen wir, dass jetzt in Microsoft 365 insgesamt vier große Produkte für die Zusammenarbeit vorhanden sind: SharePoint, Teams, Viva Engage und Loop. Und in allen vier Produkten können eigene Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit angelegt und ausgewählte Mitarbeiter:innen berechtigt werden.
Bildquelle: netmedia
Nun könnte man meinen, Loop tritt in Konkurrenz zu den vorhandenen Lösungen und Communities. Aber das ist aus meiner Sicht nicht so. Loop stellt nämlich u.a. keine eigenständige Kommunikationskomponente und Datenhaltung zur Verfügung, die essenziell für die Zusammenarbeit sind.
Wenn ich mir jedoch die Möglichkeiten innerhalb eines Workspaces genauer anschaue, stelle ich fest, dass es große Überschneidungen mit einem anderen Microsoft 365 Produkt gibt, das bei vielen meiner Kunden u.a. für die Dokumentation und Abstimmungen genutzt wird. Ja genau, es geht um OneNote.
Mit einem Loop Workspace können Brainstormings, Project Planning oder Problem Framing in ähnlicher Weise wie in OneNote umgesetzt werden. Dazu kann auch hier im ersten Schritt eine Struktur, bestehend aus Seiten und Unterseiten angelegt werden. Auf der Basis dieser Struktur findet dann die Zusammenarbeit in Echtzeit (Ja, Echtzeit! Es fühlt sich wesentlich echter an als Co-Authoring – und das war schon großartig.) statt.
Testet man die Public Preview, so zeigt sich, dass es u.a. möglich ist, Inhalte (Text, Checklisten, Tabellen, Bilder, Links) sehr einfach zu platzieren und zu nutzen. Richtig cool dabei ist die Feedback-Möglichkeit in Echtzeit, die sich an jede der so genannten Loop-Komponenten anschließt.
Loop-Einsatz geplant: Darauf sollten Sie achten
Bei Verwendung der Loop-Seiten müssten Sie für sich anhand ausgewählter Use Cases klären, ob
die Einbindung der Aufgaben-Komponente (ja diese Aufgaben liegen in Planner) zielführend für Sie ist
die Verwendung der Abstimmungstabelle Ihren Anforderungen entspricht
die (zumindest in meiner Version) nicht vorhandene Möglichkeit, einzelne Bereiche für die Bearbeitung zu sperren, für Sie ein No-Go darstellen..
Auch mit Microsoft Loop geht es also darum, Szenarien zu entwickeln und die WTUW-Frage zu beantworten:
Welchen Einsatzzweck übernimmt Loop und welchen nicht? Wer diesen Weg nicht geht, landet am Ende im schlimmsten Fall bei zwei Nutzer:innen und drei verschiedenen Anwendungsformen. Und die weiteren Folgen sind, denke ich, bekannt…
Loop in meinem persönlichen Test: Killer-Features, die Freude machen!
Starten wir mit dem ersten Eindruck: Die Oberfläche kommt übersichtlich und nicht überladen daher. Sie wirkt modern und ist einfach und angenehm zu nutzen.
Die Zusammenarbeit in Echtzeit funktioniert großartig, und ich kann meinen Kolleg:innen optimal bei der Zusammenarbeit folgen, obwohl wir nicht im selben Raum tätig sind. Klasse!
Abgesehen von der inhaltlichen Ausgestaltung ist für mich gerade die Integration von Loop-Seiten in andere Produkte (z.B. in einen Teamskanal) ein absolutes Killer-Feature. Damit ist es möglich, sofort den aktuellen Stand zu sehen und direkt mit der Bearbeitung starten zu können! Allein wegen dieser sofortigen Sichtbarkeit möchte ich Ihnen nahelegen, sich mit Loop und dem möglichen Einsatz der App in ihrem Unternehmen zu beschäftigen.
Fazit: Loop – hat ohne Übertreibung – das Zeug dazu, bei Projekten der magische Kleber zu werden, der alles zusammenhält. Diese Aufgabe übernimmt dann pro Projekt eine Loop-Übersichtseite, die für das ganze Team die wichtigsten Informationen, Dokumente, anstehende Meilensteine und Aufgaben auf einen Blick zusammenstellt.
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Natürlich kann Loop auch noch für viele andere Vorhaben eingesetzt werden: Zum Beispiel für die Dokumentation von Meetings. Zwar hat OneNote mit seinem Texteditor und der Diktierfunktion hier derzeit noch die Nase vorn. Doch wenn zukünftig wie geplant Microsoft Copilot in Loop integriert sein sollte, fallen die Würfel neu.
Meine Empfehlung in Sachen Loop:
Auch wenn es noch ein Weilchen dauern könnte, bis die App im Unternehmensalltag angekommen sein wird, empfehle ich allen M365-Product-Ownern und M365-Champions-Netzwerken :
Machen Sie sich bereits jetzt über die Preview mit den Möglichkeiten von Microsoft Loop vertraut und arbeiten Sie an Ihren Anwendungsfällen.
Bauen Sie jetzt schon die Kommunikation auf, um die Mitarbeitenden zu informieren, dass dieses aktuelle Thema – was sich auf die tägliche Zusammenarbeit auswirkt – bereits betrachtet wird.
Halten Sie sich auf dem Laufenden, was die Verfügbarkeit und auch das Lizenzmodell von Loop
angeht, da es zu beiden Punkten bisher noch keine offizielle Auskunft gibt.
Sie möchten sich gern mit Microsoft Loop auseinandersetzen, doch in Ihrem Unternehmen ist die Preview nicht verfügbar?
Oder Sie haben bereits Zugriff, aber möchten gern fachlich und technisch noch tiefer einsteigen? Kommen Sie gern auf mich zu!
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