Das Intranet ist nach wie vor das wichtigste Medium der Internen Kommunikation. Doch die tägliche Arbeit und der Dialog finden in vielen Unternehmen in Microsoft Teams statt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Entwicklung um Microsoft Teams und das Intranet nutzen.

Das digitale Lagerfeuer und die Herausforderungen der IK

Tipp #1: Das Intranet in Microsoft Teams integrieren

Tipp #2: Die Reichweite Ihrer Kommunikation erhöhen

Tipp #3: Relevante Themen für das Intranet in Microsoft Teams und Yammer identifizieren

Tipp #4: Den Reifegrad Ihrer digitalen Zusammenarbeit erkennen

Microsoft Teams und das Intranet: So brennt Ihr digitales Lagerfeuer

 

Das digitale Lagerfeuer und die Herausforderungen der Internen Kommunikation


Das „Lagerfeuer“ ist im Unternehmen der Ort, an dem sich die Mitarbeitenden informieren, austauschen und eine Bindung zueinander aufbauen. Hier entsteht ein Gemeinschafts- und Zugehörigkeitsgefühl zum eigenen Team, zur Abteilung und zur gesamten Organisation. Hier werden Neuigkeiten ausgetauscht, Späße gemacht und getratscht – und oft stößt man rein zufällig auf berufliche und private Themen von gemeinsamem Interesse. Bisher gab es diese Lagerfeuer-Dialoge in den meisten Unternehmen vor Ort: in der Kantine, der Kaffeeküche, auf dem Flur.

In Zeiten von Hybrid Work ist das Lagerfeuer wichtiger denn je. Es ist die Schnittstelle zwischen allen Mitarbeitenden und verbindet sie, egal, wo sie arbeiten. Doch es gibt ein Problem:

Der meiste informelle und somit soziale Austausch findet nicht mehr vor Ort statt. Sondern am digitalen Arbeitsplatz: In Microsoft Teams, Yammer und anderen Kanälen. Das Lagerfeuer hat sich ins Digitale verschoben. Und dabei ist das Intranet bei vielen Mitarbeitenden nicht mehr im Fokus.

Durch die Verlagerung der Gespräche in Microsoft Teams und den Aufmerksamkeitsverlust des Intranets steht die Interne Kommunikation vor neuen Herausforderungen:

  1. Es wird immer schwieriger, alle Mitarbeitenden zu erreichen.
  2. Gleichzeitig wird es für die Unternehmensziele immer wichtiger, alle Mitarbeitenden zu informieren.

Daraus ergeben sich dringende Fragen für Sie als Interne Kommunikator:innen:

  • Wie ist es möglich, das Intranet für die Mitarbeitenden leicht zugänglich zu machen?
  • Über welche Kanäle können Sie die Mitarbeitenden erreichen?
  • Wie identifizieren Sie relevante Themen?
  • Und braucht der digitale Wandel in Ihrer Organisation mehr Unterstützung?

Die Antworten auf diese Fragen helfen, die Herausforderung „Microsoft Teams, Intranet und Yammer“ zu meistern. Machen Sie Ihr digitales Lagerfeuer so einladend wie nie mit unseren vier praktischen Tipps.

Tipp #1: Das Intranet in Microsoft Teams integrieren

In den meisten Unternehmen hat sich Microsoft Teams als Plattform der täglichen Arbeit etabliert. Die Mitarbeitenden verbringen viel Zeit dort – und entsprechend wenig bis keine im Intranet. Denn der Wechsel zwischen den beiden Applikationen ist ein zusätzlicher Aufwand.

Damit Sie Ihre Mitarbeitenden also mit den Unternehmensnachrichten erreichen, sollten Sie das Intranet näher an die tägliche Arbeit bringen.

Die Lösung: Integrieren Sie Ihr Intranet unternehmensweit in Microsoft Teams!

Und das geht ganz einfach zentral für alle Mitarbeitenden mit Microsoft Viva Connections:

1. Aktivieren Sie die App Viva Connections

2. Fügen Sie Ihr Intranet in der App hinzu

3. Greifen Sie auf Ihr Intranet innerhalb des Teams-Clients zu.

Mit nur einem Klick können Ihre Mitarbeitenden so innerhalb der gewohnten Teams-Umgebung das Intranet aufrufen. Es ist kein Wechsel der Plattform mehr nötig. Das Intranet kann im Teams-Client, im Browser und auf einem mobilen Endgerät genutzt werden.

Tipp #2: Die Reichweite Ihrer Kommunikation erhöhen

Ihr Intranet in Microsoft Teams zu integrieren, ist der erste Schritt. Doch ebenso wichtig ist es, zu wissen, wann Sie Ihre Mitarbeitenden am besten erreichen. Damit Sie Ihre Inhalte genau dann veröffentlichen, wenn Ihre Mitarbeitenden auf den jeweiligen Plattformen sind.

In Ihrem Intranet können Sie vermutlich bereits Daten wie diese erheben:

  • Wie viele Mitarbeitende das Intranet aufrufen
  • Wie lange sie dort verweilen
  • Von wo aus sie zugreifen
  • Welche Beiträge die Top-Inhalte oder Downloads sind

Diese Daten sind hilfreich. Doch es geht noch mehr.

Wechseln wir von Microsoft Teams zu Ihrem Intranet in , wo Ihre News entstehen. Hier können Sie mit einem Klick auf den Beitrag die View-Zahlen sehen – und somit die Reichweite Ihres Inhalts.

Sie können in SharePoint zudem sehen, wann die meisten Mitarbeitenden Ihre Plattformen besuchen – erhebbar über einen von Ihnen festgelegten Zeitraum der letzten sieben bis 90 Tage. Nutzen Sie diese anonymisierten Erkenntnisse und veröffentlichen Sie Ihre Inhalte genau dann, wenn die Zielgruppe die Plattform nutzt.

Ist in Ihrer Organisation auch Yammer im Einsatz? Dann bietet Ihnen SharePoint noch eine zusätzliche Möglichkeit, Ihre Reichweite zu vergrößern: Sie können Ihre neuen Beiträge direkt in Yammer posten, ohne SharePoint zu verlassen.

Dabei ist es wichtig, die Inhalte in die jeweils passende Gruppe zu posten. Um diese herauszufinden, sollten Sie die jeweiligen Reichweiten kennen. Welche das sind, sagt Ihnen die anonyme Auswertung:

  • Anzahl der Gruppen
  • Anzahl der Mitglieder einer Gruppe
  • Anzahl der Posts in einer Gruppe
  • Anzahl der gelesenen Posts in einer Gruppe
  • Letzte Änderungen in Gruppen

Haben Sie die reichweitenstärksten Gruppen identifiziert, können sie im zweiten Schritt prüfen, welche inhaltlich am besten zu Ihrem Unternehmensbeitrag passt.

Hinweis: Die gleichen anonymen Analysen liefert Ihnen auch Microsoft Teams. Somit können Sie Unternehmensnachrichten aus dem Intranet auch in die passenden Teams-Kanäle posten. Und so Ihre Kommunikation lenken.

Tipp #3: Relevante Themen für das Intranet in Microsoft Teams und Yammer identifizieren

Ihre Inhalte aus dem Intranet in Teams-Kanälen oder Yammer-Gruppen zu posten, ist gut, um mehr Reichweite zu erzielen. Und wenn die Themen, die Sie posten, Ihre Mitarbeitenden interessieren und von ihnen gelesen werden, ist das der Jackpot! Wie schaffen Sie das?

Indem Sie aus den Beiträgen und Dialogen in Microsoft Teams und Yammer die Themen erkennen, die Ihre Mitarbeitenden umtreiben.

Das ist möglich, ohne in jedem Team oder in jeder Gruppe Mitglied zu sein.

Yammer liefert Ihnen detaillierte Informationen zu Beiträgen:

  • Anzahl der Antworten
  • Anzahl der Likes

Diese anonymisierten Daten können Sie zudem gezielt in ausgewählten Communities oder beispielsweise direkt nach der Veröffentlichung Ihres Beitrags erheben.

Sie geben Ihnen Hinweise darauf, welche Themen die Mitarbeitenden gerade diskutieren. Und welche somit möglicherweise interessant für das gesamte Unternehmen und die Intranet-Nachrichten sind.

Auch Microsoft Teams liefert Ihnen diese Informationen. So finden Sie ganz einfach heraus, welche Kanäle gerade rege genutzt werden und können „Trending Topics“ identifizieren. Nutzen Sie dies, um interessante Beiträge für Ihr Intranet zu generieren – und sie im Teams-Kanal zu posten.

Tipp #4: Den Reifegrad Ihrer digitalen Zusammenarbeit erkennen

Die bisher vorgestellten Tipps funktionieren nur, wenn Ihre Mitarbeitenden die Tools zur digitalen Zusammenarbeit nutzen. Die Zahl derjenigen, die rege in Microsoft Teams, Intranet und Yammer unterwegs sind, variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Denn Menschen nehmen die digitalen Arbeitsweisen unterschiedlich schnell an.

Am besten greifen Sie abermals auf die Daten zurück, die Ihnen Microsoft Teams und Yammer automatisch anonymisiert liefern. Denn damit können Sie auch die aktuelle Nutzungs-Situation in Ihrem Unternehmen einschätzen.

In Yammer können Sie sehen:

  • Wie viele User Beiträge posten
  • Wie viele User Beiträge lesen
  • Wie viele User Beiträge liken

Microsoft Teams bietet Ihnen fast die gleichen Daten. Und zusätzlich noch folgende Aussagen:

  • Ob Ihre Mitarbeitenden die Kamera bei Videokonferenzen anmachen
  • Ob sie das Screensharing nutzen

Die Reports sind alle anonymisiert. Und sie geben Ihnen übergreifend einen Blick auf das Aktivitätslevel Ihrer Mitarbeitenden.

Die Auswertung der Ergebnisse zeigt Ihnen den Prozentsatz der Mitarbeitenden, die Beiträge posten, lesen und/oder liken. Ist dieser gering, bedeutet das: Der Reifegrad der digitalen Zusammenarbeit ist in Ihrer Organisation noch niedrig.

Für die Interne Kommunikation heißt das: Holen Sie Ihre Mitarbeitenden nochmals ab, indem Sie Ihnen die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit aufzeigen. Geben Sie ihnen Möglichkeiten an die Hand, den Umgang mit den neuen Tools zu lernen. Und arbeiten Sie daran, wirklich alle Mitarbeitenden mitzunehmen.

Tipp: Vergleichen Sie die Daten außerdem mit der Anzahl ein- und ausgehender E-Mails. Dieser Wert sollte für eine ausgeprägte digitale Zusammenarbeit sinken, nicht steigen.

Microsoft Teams und das Intranet: So knistert Ihr digitales Lagerfeuer

Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen Plattformen wie Microsoft Teams, SharePoint und Yammer bieten – und bringen Sie Ihr Intranet dichter an Ihre Mitarbeitenden. Sie haben damit die Chance, die Relevanz und Reichweite Ihrer Inhalte zu erhöhen.

So bringen Sie Ihr digitales Lagerfeuer zum Knistern:

  1. Integrieren Sie Ihr Intranet in Microsoft Teams.
  2. Erhöhen Sie Ihre Reichweite, indem Sie wichtige Gruppen und die richtigen Zeitpunkte für die Veröffentlichung Ihrer Beiträge identifizieren.
  3. Finden Sie heraus, welche Themen Ihre Mitarbeitenden interessieren – und generieren Sie relevanteren Content denn je.
  4. Ermitteln Sie, wie viele Ihrer Mitarbeitenden digital zusammenarbeiten. Und erhöhen Sie diesen Wert mit passenden Kommunikationsmaßnahmen.

 

Sie möchten Ihr digitales Lagerfeuer entfachen und noch einladender gestalten? Wir helfen Ihnen dabei.