Im Juli 2022 führt Microsoft die „Shared Channels“ in Microsoft Teams ein. Mit ihnen gehören doppelt abgelegte Dokumente, fehlende oder ungeeignete Berechtigungen und versäumte Updates in der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit der Vergangenheit an. Hier erfahren Sie, was Sie bei der Einführung der neuen Kanal-Option in Teams beachten sollten.
- Welches Problem lösen die neuen Shared Channels?
- Das sind die wichtigsten Vorteile der Nutzung von Shared Channels
- Das sind die Möglichkeiten und Grenzen bei der Arbeit mit Shared Channels
- Blick in den Maschinenraum: So richten Sie Shared Channels ein
- Checkliste: So können Sie die Einführung von Shared Channels in Ihrer Organisation vorbereiten
- Shared Channels: Unser Fazit
Welches Problem lösen die neuen Shared Channels?
Wenn Sie Microsoft Teams als Kollaborations-Plattform nutzen, kennen Sie das Problem: Für das projektbezogene Teilen von Nachrichten und Dokumenten mit externen Partnern in Microsoft Teams wurden in der Vergangenheit Gastzugänge angelegt und mittels Privater Kanäle (Private Channels) bei Bedarf Berechtigungen eingeschränkt.
Externe Projektmitarbeitende hatten so bisher Zugriff auf ein gesamtes Team und somit auf alle Standard-Kanäle eines Teams. Dies führte unter anderem zu Problemen der Datensicherheit und des Datenschutzes. Daher wurde für die externe Projektarbeit oft ein zweites Team anlegt, was wiederum zu Unsicherheiten und erhöhten Abstimmungsaufwänden führte, wo und wie projektbezogene Dokumente abgelegt und geteilt und Arbeitsstände kommuniziert werden sollten.
Auch für die externen Projektmitarbeitende war die Situation bisher kompliziert und wenig effizient. Wer, zum Beispiel als freier externer Berater, als Gast in verschiedenen Microsoft-Teams -Unternehmenskonten eingebunden war, musste sich bisher in jeden Tenant einzeln einloggen, um sich über neue Projektinhalte zu informieren. Automatische Benachrichtigungen über alle Aktivitäten und Chats wurden jedoch nicht zugestellt.
Mit den Shared Channels ist es nun möglich, ganz granular ausgewählte Projektinformationen für eine Personengruppe freizugeben, unabhängig davon, ob diese Externe, Teammitglieder oder Teil der eigenen Organisation sind.
Bei der Kanal-Auswahl in einem Team wird zukünftig folgende Auswahl angeboten:
Standard Channel: Inhalte sind frei für alle Mitglieder des Teams zugänglich.
Private Channel: Inhalte sind offen für eine bestimmte, ausgewählte Personengruppe innerhalb des Teams.
Shared Channel: Inhalte sind für eine frei definierte Personengruppe (intern und extern) zugänglich, ohne Zugriff auf das Team zu gewähren.
Das sind die wichtigsten Vorteile der Nutzung von Shared Channels
Mehr Klarheit durch die Reduzierung auf ein zentrales Team je Vorhaben
Vermeidung von redundanten Inhalten und doppelter Pflege
Erhöhte Sicherheit dank besserer Kontrolle bei der Vergabe von Zugriffen
Benachrichtigungen für ALLE Teams zeitnah und auf einen Blick
Das sind die Möglichkeiten und Grenzen bei der Arbeit mit Shared Channels
Mit Shared Channels lassen sich nicht nur Einzelpersonen, sondern auch ganze Teams projektbezogen einbinden. Ein Shared Channel kann bis zu 5.000 Mitglieder, darunter 50 weitere Teams, die je als Einzelmitglied gezählt werden, umfassen.
Viele, aber nicht alle Apps und Funktionalitäten sind in einem Shared Channel verfügbar. Welche Tabs und Apps im Rahmen von Shared Channels unterstützt werden, lesen Sie hier:
Shared channels in Microsoft Teams – Microsoft Teams | Microsoft Docs
Blick in den Maschinenraum: So richten Sie Shared Channels ein
Damit Sie aus Ihrem Team heraus Personen oder Teams zu einem Shared Channel einladen können, müssen Sie zunächst die Berechtigung der Zusammenarbeit in Ihrem UND dem einzubindenden Unternehmen über die Systemadministration einrichten.
Die Grundlage dafür liefert die Azure-Active-Directory-Funktion B2B Direct Connect. Hier können die Administratoren Zugriffsrechte für einzelne Personen oder das ganze Unternehmen präzise gewähren oder auch einschränken.
Checkliste: So können Sie die Einführung von Shared Channels in Ihrer Organisation vorbereiten
Mit folgenden Arbeitsschritten im Vorfeld und während der Einführung von Shared Channels vermeiden Sie Fehler und datenschutzrechtliche Probleme:
Testen Sie alle Funktionalitäten und identifizieren Sie Ihre Top-Anwendungsfälle.
Prüfen Sie die Auswirkungen der Einführung von Shared Channels auf bestehende Teams und Arbeitsweisen.
Klären Sie, ob und wie Sie Private Channels künftig noch verwenden wollen.
Prüfen Sie, ob Ihre Datenschutzbestimmungen mandantenübergreifende Zugriffe erlauben.
Prüfen Sie, ob Sie weiterhin Gastzugänge für die Zusammenarbeit nutzen wollen.
Definieren Sie die Abläufe für die Zusammenarbeit mit Externen.
Prüfen Sie, welche Lernmaterialien zur digitalen Zusammenarbeit aktualisiert werden müssen.
Planen Sie die Information und Schulung Ihrer Mitarbeitenden.
Planen Sie eine Erfolgsmessung für die Umstellung.
Shared Channels: Unser Fazit
Eine Erweiterung der Zusammenarbeit in Microsoft Teams mit Shared Channels ist aus unserer Sicht empfehlenswert, denn sie verbessert die Möglichkeiten der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit erheblich.
Gerade in Bezug zur Vergabe von Berechtigungen stellen Shared Channels jetzt genau die Möglichkeit zur Verfügung, die wir uns alle bereits im Jahre 2019 durch die Einführung von Private Channels erhofft hatten.
Durch die Verwendung von Shared Channels wird ein Problem reduziert, dass wir bei vielen Unternehmen antreffen: die hohe Anzahl an (doppelten) Teams, auf die Mitarbeitende Zugriff haben.
Starten Sie am besten noch heute mit der Verprobung! Sprechen Sie uns an: Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie die Eingriffe in die bisherige Kollaborationspraxis so vornehmen, dass dieser Übergang für Ihr Unternehmen optimal und reibungslos abläuft.
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