In einer hybriden, dezentralen Arbeitswelt braucht es eine Kommunikation, die alle erreicht, informiert und verbindet. Und ein modernes Intranet als zentrale Plattform. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Intranet mit Microsoft 365 erfolgreich modernisieren – damit es seinen neuen Aufgaben im Digital Workplace gerecht wird.

Im Digital Workplace mit Microsoft 365 ist das Intranet wichtiger denn je

Neben den vielen Plattformen, die Microsoft 365 zur bietet, hat auch ein „altes“ Tool – modern und nutzerzentriert umgesetzt – weiterhin seinen Stellenwert: das Intranet. In Zeiten hybriden und mobilen Arbeitens sogar mehr denn je.

Denn das Intranet hilft der Internen Kommunikation, die Herausforderungen einer dezentralen Arbeitswelt zu meistern:

Das Intranet ist im Microsoft 365-Universum der einzige Ort am digitalen Arbeitsplatz, an dem die Interne Kommunikation alle erreichen und informieren kann.

In einer dezentralen Arbeitswelt ist es notwendig, das Wir-Gefühl zu stärken und eine Identifikation mit dem Unternehmen zu schaffen. Das Intranet dient als Eingangstor zum Unternehmen. Egal, wo die Mitarbeitenden ihren Arbeitstag starten, sie beginnen digital alle am gleichen Ort. Das verbindet – sowohl untereinander als auch mit dem Unternehmen.

Damit Hybrid Work erfolgreich funktioniert, braucht es sehr gute Kommunikation – und zwar viel davon. Das Intranet ist der zentrale Hub für Informationen und Wissenstransfer.

In seiner „alten“ Ausprägung schafft es das Intranet oft nicht, all diesen Aufgaben gerecht zu werden. Zu häufig steht es noch im Wettbewerb mit Microsoft 365 und Teams, statt in den digitalen Arbeitsplatz integriert zu sein. Es gilt also, das Intranet neuzugestalten.

Wie das erfolgreich gelingt, zeigen wir Ihnen anhand unserer drei Erfolgsfaktoren.

Gestalten Sie den Relaunch als echten Neustart

 

FĂĽr den erfolgreichen Relaunch des Intranets ist es wichtig, dass ein echter Neuanfang gelingt.

Das heißt: Es muss nicht nur für die Interne Kommunikation, sondern für alle Mitarbeitenden erkennbar sein, dass sich das Intranet mit Microsoft 365 verändert hat. Alle – vom CEO bis zum Firstline-Worker – sollten die Änderung spüren und trotzdem „ihr“ Unternehmen wiedererkennen.

Der Relaunch des Intranets ist ein Change-Projekt. Daher gilt es, diesen Prozess auch entsprechend kommunikativ zu begleiten. Das garantiert einen Win-Win-Win: fĂĽr Ihre Mitarbeitenden, Ihre interne Kommunikation und Ihr gesamtes Unternehmen.

 

Ăśberall in der Firma ankommen: Ein Ausflug ins digitale Headquarter:

Stellen Sie sich Ihr neues Intranet als virtuelle Empfangshalle vor – mit Ihrem Logo, Ihrer Marke, Ihren Visionen und Werten. Mitarbeitende, die das digitale Headquarter betreten, werden dort vom Avatar der Chefin freundlich begrüßt und finden hilfreiche Wegweiser. Sie können zum Beispiel dem Pfeil zur Informations-Kantine folgen und sich über Yammer austauschen. Oder sie fahren direkt mit dem Aufzug nach oben in ihre Büros und starten ihren Arbeitstag mit Microsoft Teams, Outlook und SharePoint.

Erfolgsfaktor #1: Das Intranet stiftet Wert fĂĽr alle

Um Ihr Intranet erfolgreich mit Microsoft 365 zu relaunchen, beantworten Sie zuerst die entscheidende Frage:

Welchen Mehrwert soll das neue Intranet fĂĽr wen schaffen?

Nur wenn das neue Intranet von allen als wert- und sinnvoll angesehen wird, wird es auch langfristig von allen Mitarbeitenden genutzt.

Wichtig ist: Der Mehrwert des Intranets ist nicht fĂĽr alle gleich. Mitarbeitende in der Verwaltung haben beispielsweise andere BedĂĽrfnisse als die Kolleg:innen in der Produktion oder im Kundendienst. Es gilt daher, den individuellen und gemeinschaftlichen Nutzen zu identifizieren und die BedĂĽrfnisse der einzelnen Nutzergruppen zu analysieren:

Welche Informationen und Inhalte erleichtern Ihren einzelnen Abteilungen den (digitalen) Arbeitsalltag?

Was schafft unter den neuen Arbeitsbedingungen einen besonderen Wert fĂĽr Ihre Mitarbeitenden?

Wie bringt das neue Intranet die Gemeinschaft in Ihrem Unternehmen weiter? Wie verbindet es alle?

Welche Themen interessieren Ihre Mitarbeitenden?

Wenn Sie die einzelnen Mehrwerte fĂĽr Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden identifiziert haben, gilt es, sie zu kommunizieren.

Erzählen Sie den Change als Geschichte. Zeichnen Sie ein Big Picture, das sowohl die funktionalen als auch emotionalen Mehrwerte beschreibt. Dadurch nehmen Ihre Mitarbeitenden Ihr neues Intranet mit Microsoft 365 auch wirklich als neu und wertstiftend wahr.

Unser Tipp: Um die Bedürfnisse der einzelnen Nutzergruppen zu analysieren, sind unserer Erfahrung nach intensive Gespräche mit den Mitarbeitenden besonders zielführend. Anhand der Ergebnisse können Sie die richtigen Maßnahmen ableiten und interessante Inhalte für die Zielgruppen in Ihrem Unternehmen generieren.

Der Pluspunkt solcher Gespräche: Wenn Ihre Mitarbeitenden sich von Anfang an in das Change-Projekt einbezogen und gehört fühlen, steigert das ihr Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen und ihr Aktivitätslevel im Intranet.

Erfolgsfaktor #2: Mit dem Intranet alle erreichen, mitnehmen und aktivieren

Manches „alte“ Intranet ist mit den Jahren in der Ecke gelandet und verstaubt. Es erscheinen kaum noch neue Artikel. Und die, die erscheinen, werden von immer weniger Mitarbeitenden gelesen – geschweige denn kommentiert.

Das neue Intranet mit Microsoft 365 soll besser sein: Es soll alle Mitarbeitenden erreichen, mitnehmen und aktivieren.

Um das zu schaffen, sollten Sie:

Den Change frĂĽhzeitig kommunizieren

Interessante, aktuelle und aktivierende Inhalte mit Mehrwert generieren

Ihre Mitarbeitenden befähigen, eigene Inhalte zu erstellen

Das Intranet einfach zugänglich machen

Kommunizieren Sie den Change frĂĽhzeitig

Kommunizieren Sie die kommende Veränderung möglichst frühzeitig. Das hilft, um das neue Intranet und seine Werte zu den Mitarbeitenden zu bringen. Pluspunkte gibt es, wenn Sie entscheidende Stakeholder in die Kommunikation einbeziehen.

Um auf den Relaunch des Intranets hinzuweisen, können Sie zum Beispiel diese Formate nutzen:

Videobotschaft des CIOs oder einer/eines anderen Schirmherr:in zu den Werten der neuen digitalen Zentrale

Videointerviews oder schriftliche Statements von Mitarbeitenden darĂĽber, was sie sich individuell vom Relaunch erhoffen

Countdown im alten Intranet, der die Tage bis zum Neustart zählt, um die Vorfreude zu wecken

Erstellen Sie interessante, aktuelle und aktivierende Inhalte mit Mehrwert

Ziel des Relaunchs ist es, Ihr vorhandenes Intranet mit Microsoft 365 zu optimieren. Dazu zählt, dass Sie die Mitarbeitenden mit Ihren Inhalten erreichen und aktivieren.

Damit das gelingt, greifen Sie auf Ihre Ergebnisse der Bedürfnis-Analyse zurück. Allein aus der ersten Befragung ergeben sich unserer Erfahrung nach viele spannende Themen, die Sie nach und nach aufgreifen können.

Fordern Sie außerdem regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeitenden ein. Aktivieren Sie sie zum Mitmachen, Liken oder Teilen und stellen Sie Fragen, die in den Kommentaren beantwortet werden können. Seien Sie aufmerksam und hören Sie Ihrer Community zu, um immer wieder neue Themen mit Mehrwert zu finden.

Befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden, eigene Inhalte zu erstellen

Im Idealzustand beteiligen sich alle Ihre Mitarbeitenden am neuen Intranet. Um diesem Wunsch näher zu kommen, hilft es enorm, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden befähigen, eigene Inhalte zu erstellen. Denn Artikel von Kolleg:innen haben eine größere Anziehungskraft als die offiziellen Unternehmensnews.

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden also darin, Inhalte zu konzipieren und zu implementieren. Und stellen Sie einen ganzheitlichen Redaktionsplan auf, gepaart mit dem nötigen Skill- und Toolset.

Dadurch entsteht ein gemeinschaftliches Intranet.

Machen Sie das Intranet einfach zugänglich

Auf das neue Intranet mit Microsoft 365 sollten alle Mitarbeitenden einfach zugreifen können, egal, ob sie am Schreibtisch sitzen, in der Produktion stehen oder auf dem Weg zu Kunden sind. Das heißt:

Das Intranet ist sowohl vom Desktop als auch von mobilen Endgeräten zugänglich.

Mitarbeitende können sich von ihrem eigenen, privaten Device einloggen.

Das Design ist nutzerfreundlich, ressourcenschonend und ansprechend. 

Erfolgsfaktor #3: Das Intranet mit Microsoft 365 ist immer aktuell

Die Geschichte des Intranets ist mit dem Relaunch nicht vorbei. Sie fängt gerade erst an.

Denn das neue Intranet soll die Mitarbeitenden langfristig begleiten. Idealerweise fĂĽgt es sich so natĂĽrlich in den Arbeitsalltag ein wie das Checken der Mails oder der Plausch an der Kaffeemaschine. Damit das gelingt, sollte es zum Evergreen-Intranet werden.

Das heiĂźt: Das neue Intranet mit Microsoft 365 wird stetig weiterentwickelt. Statt es in x Jahren erneut komplett umzubauen, halten Sie es mit kleinen, direkten Ă„nderungen aktuell. So ist es stets an die BedĂĽrfnisse Ihrer Mitarbeitenden angepasst.

Um das zu verwirklichen, braucht es ein interdisziplinäres Team, das sich auch über den Relaunch hinaus kümmert:

Die IT hält die Technologie aktuell und sicher.

HR befragt regelmäßig die Mitarbeitenden, um das Intranet an neue Bedürfnisse anpassen zu können.

Die IK kĂĽmmert sich um attraktive Inhalte und schult Kolleg:innen aus anderen Teams in der Redaktion.

Multiplikator:innen aus verschiedenen Abteilungen pushen neue Inhalte, Tools oder Formate, bauen Communities auf und pflegen sie.

So wird das Intranet mit Microsoft 365 nach seinem Relaunch kulturell in der Organisation verankert.

Eine neue Chance fĂĽr das Intranet mit Microsoft 365

Die dezentrale Arbeitswelt von Hybrid Work bietet dem Intranet eine neue Chance: Mit Microsoft 365, der richtigen Kommunikation und spannenden Inhalten verbindet es die Mitarbeitenden mit dem Unternehmen.

Beachten Sie für die Modernisierung Ihres Intranets unsere drei Erfolgsfaktoren, die sich in der Praxis bewährt haben:

Stiften Sie mit Ihrem neuen Intranet mit Microsoft 365 Wert fĂĽr alle.

Erreichen Sie nach dem Relaunch alle Mitarbeitenden, nehmen Sie sie mit und aktivieren Sie sie.

Entwickeln Sie Ihr Intranet kontinuierlich weiter.

Sie benötigen Unterstützung beim Relaunch Ihres Intranets oder haben Fragen wie Sie die Erfolgsfaktoren für Ihr Unternehmen konkret angehen können?