Verwaltung der Verfügbarkeit in Microsoft-Teams

Fokussiert arbeiten

Gerade während der Corona-Krise und bei zahlreichen Menschen, die plötzlich remote arbeiten, haben sich folgende Problematiken herauskristallisiert:

• Eine Menge Arbeit wird erledigt, aber man fühlt sich isoliert. Die digitale Verbindung zu Teammitgliedern herzustellen und zu halten, fällt schwerer als gedacht. Es gibt vermeintlich weniger Indikatoren dafür, wann jemand verfügbar ist. Die Zeit, mit Menschen in Kontakt zu treten, ist bewusster und muss geplant werden. Es entsteht ein Gefühl von Ineffizienz und Stress.
• Häufige Unterbrechungen, da Teammitglieder Verbindung herstellen wollen, aber die individuelle Verfügbarkeit nicht respektieren können oder wollen. Verfügbarkeitsindikatoren werden nicht beachtet, wenn sie ständig als „beschäftigt“ erscheinen. Ob wegen der Dringlichkeit einer Aufgabe oder wegen eines selbst gesteuerten Bestrebens, eine Aufgabe zu erledigen, wird die Verfügbarkeit ignoriert, und man sendet eine Chat-Nachricht oder tätigt einen Anruf. Wenn diese Kultur vorherrscht, werden die Menschen in ihrer Arbeit reaktiv und geplante Arbeit wird beiseitegelegt.

Sowohl Isolation als auch Unterbrechung beeinträchtigen die Produktivität. Isolation beeinträchtigt die Moral, das Gefühl, vom Team getrennt zu sein, und führt dazu, dass sich die Teammitglieder entfremden. Unterbrechungen wirken sich auf die Moral aus, weil man sich weniger produktiv fühlt, weil Aufgaben länger dauern oder unvollendet bleiben.

Online Verfügbarkeit clever verwalten

Der richtige Umgang mit unserer digitalen Verfügbarkeit hat positive Auswirkungen auf unsere Produktivität, das Gefühl der Verbundenheit und das Engagement mit unserem Team. Wir können durch geplante Perioden fokussierter Arbeit mehr erreichen, wenn Konzentration erforderlich ist. Wir können Zeit einplanen, um für einen Call, Meeting oder ähnliches verfügbar zu sein, wenn wir zusammenarbeiten müssen, oder einfach in dem Moment verfügbar sein, in dem jemand mit uns in Verbindung treten möchte.

Online Status in Microsoft Teams

Der Online-Status ist der effektivste Weg, um Ihre aktuelle Verfügbarkeit anzuzeigen. Microsoft Teams bietet einige Online-Status-Angaben an, und durch den Namen ihrer Bezeichnung scheint die Bedeutung klar zu sein. Aber wie oft zeigt Ihr Status „Beschäftigt“ oder „In einer Besprechung“ an, und Sie sind tatsächlich verfügbar? Wahrscheinlich haben Sie Ihre Präferenzen, wie Sie kontaktiert werden möchten. Ihre Definition von „dringend und wichtig“ ist spezifischer auf Ihre Arbeitsweise und Ihre Rolle abgestimmt.

Geben Sie Ihre Kommunikationspräferenzen an, so dass die Personen, die Sie kontaktieren müssen, während Ihr Status „Beschäftigt“, „Abwesend“ oder „Nicht stören“ ist, wissen, wie sie Sie erreichen können:

• Ich stehe zur Verfügung, und Sie können mit mir jetzt über alles reden
• Ich bin beschäftigt, aber verfügbar, um über das Projekt, an dem ich arbeite, zu sprechen. (Allerdings habe ich meine Ausnahmen. Fragen Sie mich.)
• Ich bin abwesend. Schicken Sie mir eine Nachricht, geben Sie die Wichtigkeit an und ich antworte, sobald ich kann.
• Bitte nicht stören. Ich arbeite an etwas und brauche volle Konzentration, um Fortschritte zu erzielen. (Ich bin später verfügbar. Hinterlassen Sie mir eine Nachricht.).

Definieren Sie, was Dringlichkeit für Sie bedeutet, die Faktoren, die es jemandem erlauben würden, Ihren Fokus zu unterbrechen.

Verfügbarkeit planen und ändern

Ihre Verfügbarkeit steht in direktem Zusammenhang mit Ihren individuellen Aufgaben, an denen Sie arbeiten, und den Aktivitäten, an denen Sie beteiligt sind. Wir können unsere Auszeit bis ins Detail planen, um Aufgaben zu erledigen, einen einfachen Plan machen, um ein paar Dinge zu erledigen oder ohne Plan durch unseren Tag gehen.

Ein großer Vorteil von Microsoft 365 ist, wenn Sie Ihre Verfügbarkeit in Ihrem Kalender planen und Zeit für Aufgaben auch dort einpflegen. Microsoft-Teams ändert Ihre Online-Verfügbarkeit automatisch, so dass andere wissen, ob Sie jetzt kontaktiert werden können, und Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Wenn Sie Änderungen Ihrer Verfügbarkeit automatisieren, erhalten Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit qualitativ hochwertige Fokuszeiten. Es hängt jedoch auch davon ab, dass Sie Ihre Termine mit sich selbst einhalten – die geplante Zeit zur Erledigung von Aufgaben.

Pläne ändern sich und damit auch Ihre geplante Verfügbarkeit. Wenn etwas passiert und erfordert, dass Sie Ihre Arbeit unterbrechen müssen oder sich Ihre Prioritäten ändern, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Verfügbarkeit in Microsoft-Teams zu ändern bzw. Ihren Status  zurück zu setzen.

Verfügbarkeit mit Microsoft Teams offline

Unsere Verfügbarkeits- und Präsenzindikatoren werden immer wichtiger, da die Remote-Arbeit zunimmt. Aber ihre Wirksamkeit hängt fast ausschließlich davon ab, dass wir uns die Zeit nehmen, die Indikatoren zu lesen und rücksichtsvolle Entscheidungen zu treffen.