Ja, auch wir lieben SharePoint Memes. Aber fair ist die oft zelebrierte Kritik am Schlachtschiff der Intranet-Plattformen schon lange nicht mehr. Im Gegenteil: Es gibt viele gute Gründe für ein SharePoint-Intranet, das heute nahtlos und nutzerfreundlich moderne Kommunikation und Zusammenarbeit verbindet und out-of-the-box nicht nur auf dem Desktop, sondern auch mobil per App verfügbar ist. Aber lesen Sie einfach selbst.

An SharePoint schieden sich lange die Geister. Einerseits ist die Plattform bei vielen Unternehmen seit Jahren beliebt und wird oft als Intranet eingesetzt. Naheliegend, wenn man bedenkt, dass Microsoft 365-Nutzer:innen automatisch über die notwendigen Lizenzen verfügen, um SharePoint als Intranet-Plattform einzusetzen.

Andererseits gibt es viele, die besonders die älteren SharePoint Versionen (und die damit verbundenen Classic Pages) als zu komplex, träge und benutzerunfreundlich kritisieren. Legende sind die zahlreichen SharePoint-Memes, die den gesammelten Frust über die Plattform zum Ausdruck bringen, sei es die Schwierigkeit, SharePoint-Listen oder -Dokumente zu finden, die Komplexität von SharePoint-Anpassungen und -Integrationen oder die langen Ladezeiten von SharePoint-Websites.

Bei vielen haben sich daher im Laufe der Zeit einige negative Überzeugungen festgesetzt. Demnach ist ein Intranet mit SharePoint:

hässlich

nicht mobil

nicht intuitiv zu bedienen

und es fehlen moderne Intranet-Funktionen

Doch was ist eigentlich dran an all diesen negativen SharePoint-Mythen?

Besonders wenn man die aktuelle Version SharePoint Online und die Modern Experience hinzuzieht, laufen die Vorwürfe der Vergangenheit unserer Meinung nach oft ins Leere. Schauen Sie sich daher unsere zehn Gründe an, die für ein modernes Intranet auf der Basis von Microsoft 365 sprechen. Und spätestens dann wissen Sie: SharePoint ist viel besser als sein Ruf!

SharePoint Online bietet:

1. einen modularen, umfangreichen Intranet-Baukasten, der viele wichtige und moderne Funktionalitäten bereits im Standard enthält

Microsoft hat in den letzten Jahren eine Vielzahl von Funktionen eingebunden, für die zuvor kostenpflichtige Add-ons wie Valo, Powell oder Omnia, benötigt wurden. Zum Standard von SharePoint Online gehören heute neben der Darstellung und Verwaltung mehrsprachiger Inhalte auch die ansprechende und kuratierte Darstellung von Dateien, Videos und Newsbeiträgen sowie die zeitpunktgesteuerte Veröffentlichung von Inhalten – um nur einige zu nennen.

2. eine exzellente User Experience für Redakteure und Intranet-Verantwortliche für die Inhaltserstellung

Mit der Modern Experience in SharePoint Online wurde ein Meilenstein in Bezug auf Design und Gestaltung von Inhalten erreicht. Nie war es einfacher im WYSIWYG-Editor (What you see is what you get) neue Inhalte bereitzustellen und per Drag & Drop zu verschieben. Die breite Palette an Content Modulen (sogenannten Webparts) lässt kaum einen Wunsch bei der Bereitstellung von ansprechenden Inhalten offen.

 Auf Knopfdruck lassen sich, responsiv und barrierefrei

modular und flexible neue Seiten erstellen oder bestehende überarbeiten

das Seiten-Layout von einspaltig auf zwei- oder dreispaltig umstellen

Webparts per Drag and Drop anordnen, austauschen und per Klick konfigurieren

Videos, Newskarusselle, Bildergalerien, Akkordeons und weitere Elemente auf Knopfdruck einsetzen.

3. zielgruppenspezifische Informationen, Kommunikation & Services

SharePoint Online bietet die Möglichkeit, ausgewählte Inhalte und Services für bestimmte Zielgruppen zur Verfügung zu stellen — zum Beispiel länder-, bereichs- oder standortspezifische News und Applikationen. Das erhöht die Relevanz der bereitgestellten Inhalte für die Mitarbeitenden und vermeidet Überfrachtung.

4. mobile Verfügbarkeit out of the box

Alle in SharePoint Online gestalteten Inhalte sind direkt mobil verfügbar. Eine leistungsstarke Mitarbeiter App für iOS und Android, steht für alle Mitarbeitenden zum Download in den App Stores bereit – und zwar ohne weitere Lizenzkosten. Dank integrierter Push-Notification-Funktion verpassen Mitarbeitende keine wichtigen Unternehmensnews mehr.

5. Integration in die Plattform der täglichen Arbeit

Das Intranet mit SharePoint Online erreicht alle dort, wo sie täglich arbeiten —in Microsoft Teams.  Ein Klick via Viva Connections genügt für die Integration. Nutzer müssen nicht mehr extra in den Browser wechseln, um das Intranet aufrufen zu können. Sie erhalten wichtige Intranet-Inhalte und News direkt in Teams. Und Redakteure können von Teams aus News direkt erstellen und posten. Das steigert die Zugriffe auf das Intranet und sorgt für mehr Nutzerakzeptanz.

6. ein personalisierter Einstieg in den digitalen Arbeitstag

Ein Intranet auf Basis von SharePoint Online macht es möglich, alle Microsoft 365 Anwendungen wie z.B. Teams, Viva Engage (Yammer), Stream sowie deren Inhalte einfach und nahtlos zu integrieren. So lässt sich für die Mitarbeitenden je nach Rolle und Anforderungen ein digitaler Arbeitsplatz bereitstellen, der optimal im Arbeitsalltag unterstützt. Gleichzeitig wird das Intranet so zum zentralen Teil der Arbeitsumgebung und steht nicht in Konkurrenz zu den Anwendungen der täglichen Arbeit.

7. eine nahtlose Integration von Services und Prozessen

Individuelle Services und Prozesse wie z.B. digitale Urlaubsanträge oder Krankmeldungen lassen sich über die ebenfalls in Microsoft 365 vorhandene leistungsstarke Low-Code-Powerplattform erstellen und in das Intranet ohne großen Programmieraufwand einbinden. Über vordefinierte Schnittstellen können selbst Informationen aus Drittanwendungen durch die Powerplattform einbezogen und visualisiert werden. Dadurch wird das Intranet mehr und mehr zum One-Stop-Shop der täglichen Arbeit.

8. eine umfassende Suchfunktion

Die globale Suchfunktion von Microsoft 365 liefert nicht nur Beiträge aus dem Intranet, sondern auch Inhalte aus allen weiteren Microsoft 365 Applikationen, wie Teams oder Viva Engage (Yammer). So werden alle verfügbaren Informationen zu einem Suchbegriff auf einen Blick und mit einer Abfrage präsentiert.

9. eine ständige Erweiterung des Funktionsumfangs und 24/7 weltweite Verfügbarkeit

Regelmäßig werden von Microsoft neue Funktionen bereitgestellt, die dabei helfen den Funktionsumfang des Intranets und die Employee Exerience für die Nutzer:innen zu verbessern. Ein aktuelles Beispiel für eine solche Funktionserweiterung ist das „Mein Feed“ Webpart. Dieses Modul kann zum Beispiel im Randbereich der Intranet-Startseite eingebunden werden und zeigt individuell für jeden Mitarbeitenden wichtige Informationen wie zum Beispiel anstehende Termine auf einen Blick an.

Dank der ständigen Funktions-Erweiterungen bleibt ein SharePoint-Intranet immer modern und auf dem neuesten Stand. Als Cloud-Dienst wird SharePoint Online im laufenden Betrieb aktualisiert und ist ohne Downtimes 24/7 für die Nutzer:innen verfügbar.

10. höchste Sicherheitsstandards für Ihre Unternehmensplattform

SharePoint Online nutzt wie alle anderen Microsoft 365 Dienste umfangreiche Sicherheitsmechanismen. Angefangen beim Zugriff via Zwei-Faktor-Authentifizierung über Datenklassifizierungen und dahinterliegende Regelwerke bis hin zu den physikalischen Zutrittsmechanismen in den Microsoft Rechenzentren setzen Sie mit SharePoint Online auf eine state-of-the-art Unternehmensplattform.

Fazit:

Natürlich ist auch SharePoint Online nicht perfekt. So könnte die Performance im Vergleich zu anderen Apps und Website-Lösungen noch besser sein. Auch die Möglichkeiten das Standarddesign an das Corporate Design anzupassen sind bisher nicht unbegrenzt. Für das Thema Corporate Design lassen sich jedoch unserer Erfahrung nach sehr gute Lösungen finden.

Doch eines ist klar: SharePoint ist heute nicht nur leistungsstark, sondern auch mobil und modern. Es überzeugt mit erstklassigen Funktionen und hoher Nutzerfreundlichkeit. Und das alles mit einer nahtlosen Integration in den Microsoft-365-Kosmos. Ein Gesamtangebot, das in jedem Fall eine gründliche Prüfung wert ist.